Flujo de caja de la tienda en línea: por qué una tienda con ganancias se queda sin dinero y cómo calcular el capital de trabajo

En una tienda de marketplace, el dinero para el proveedor sale antes y el dinero de la venta entra después. El inventario queda inmovilizado durante algunas semanas, el pedido tarda días en entregarse y el marketplace libera el dinero días después de la entrega. Por eso una tienda rentable se queda sin dinero. Una tienda con un CMV de R$ 40 mil al mes, 45 días de inventario, 11 días hasta recibir el dinero y un proveedor que cobra al contado necesita cerca de R$ 75 mil de capital de trabajo solo para operar.

La ganancia responde a una pregunta sobre el mes; el flujo de caja, a una pregunta sobre el calendario. Ambas necesitan respuesta, y confundirlas es el camino más corto para adelantar cobros todos los meses.

#La ganancia y el flujo de caja no son lo mismo

Por eso el estado de resultados puede mostrar ganancias mientras la cuenta bancaria está vacía. Preparé el estado de resultados de una tienda en Estado de resultados para una tienda de marketplace.

#El ciclo financiero: cuántos días queda inmovilizado tu dinero

El ciclo financiero es el tiempo que transcurre entre pagarle al proveedor y recibir el dinero del comprador:

Ciclo financiero = días de inventario + días hasta recibir el dinero − días de plazo del proveedor

• Días de inventario: cuánto tiempo permanece inmovilizado el producto, en promedio, antes de venderse.
• Días hasta recibir el dinero: envío, entrega y plazo de liberación del marketplace. En Mercado Livre, la ayuda de Mercado Pago indica 8 días después de la entrega para un producto nuevo enviado con Envios; si la entrega tarda algunos días, el total supera los 10. Lo explico en detalle en cuándo se acredita el dinero de una venta en Mercado Livre.
• Plazo del proveedor: cuántos días tienes para pagar la compra.

#Cuánto capital de trabajo necesitas

Capital de trabajo ≈ CMV del mes ÷ 30 × ciclo financiero

La misma tienda, con la misma ganancia, necesita R$ 75 mil o R$ 8 mil para funcionar, según el ciclo. Negociar plazos con el proveedor y comprar con más frecuencia cambian el flujo de caja más que cualquier aumento de ventas.

Y vender más aumenta la necesidad de capital: si el costo de la mercancía vendida (CMV) se duplica, el capital de trabajo también. Por eso, una tienda que crece rápido suele tener una crisis de caja justo en su mejor momento.

En la práctica. Una tienda de moda de playa triplicó sus ventas entre septiembre y diciembre. Para responder a la demanda, compró inventario al contado en agosto y octubre. La ganancia del cuarto trimestre fue la más alta del año, pero en noviembre no tenía dinero para pagar la nómina, porque todo el efectivo estaba en inventario y en ventas pendientes de liberación. Anticipó los cobros dos veces, y esa anticipación se llevó casi una cuarta parte de la ganancia del trimestre. Al año siguiente, negoció 30 días de plazo con su principal proveedor y dividió las compras en cuatro pedidos más pequeños.

#El modelo de flujo de caja semanal

Para una tienda de marketplace, basta con una hoja de cálculo semanal. Una columna por semana, para las próximas ocho:

Entradas

• Liberaciones previstas de Mercado Livre (según las fechas que aparecen en las ventas)
• Transferencias previstas de Shopee y otros marketplaces
• Otras entradas

Salidas

• Proveedores (según las fechas de vencimiento)
• Impuesto (DAS o formularios de pago de tu régimen)
• Anuncios (recargas de crédito, facturas)
• Nómina, pró-labore, alquiler, sistemas
• Envíos de compra y de abastecimiento de FULL

Saldo

• Saldo inicial + entradas − salidas = saldo final, que pasa a ser el saldo inicial de la semana siguiente.

La semana en que el saldo queda negativo es una señal de alerta. Con ocho semanas de anticipación, puedes negociar plazos, posponer una compra o planificar una anticipación puntual, en lugar de descubrirlo a último momento.

#Cómo acortar el ciclo

1. Compra más veces y en menor cantidad. Menos días de inventario.
2. Negocia plazos con el proveedor. Cada día de plazo es un día de capital que no necesitas tener.
3. Confirma la entrega en los envíos propios. En Mercado Livre, si no confirmas la entrega, la liberación puede tardar casi un mes.
4. Retira del inventario lo que no se vende. Un producto sin movimiento inmoviliza dinero y, en FULL, además genera cargos por inventario antiguo después del cuarto mes. Mira cómo funciona FULL.
5. Usa la anticipación como excepción, comparando el costo con el margen de la venta.

#El flujo de caja empieza en el margen

Un flujo de caja solo es confiable si las entradas provienen de ventas que generan ganancia. Una tienda que vende con pérdidas mejora su flujo de caja a corto plazo y lo empeora a largo plazo, porque necesita más inventario para generar el mismo excedente. Milewa no reemplaza tu hoja de cálculo de flujo de caja, pero responde la pregunta que viene antes: cuánto de cada venta es ganancia. Con el margen de cada pedido y la ganancia neta del mes, tu flujo de caja parte de cifras reales.