Contas a pagar e a receber na loja online: como controlar as duas listas sem se perder

Contas a pagar são as saídas com data marcada (fornecedor, DAS, embalagem, anúncio, aluguel); contas a receber são as vendas que o marketplace ainda vai liberar, pelo valor líquido. Uma venda de R$ 89,90 no Mercado Livre, com comissão de 12% e 500 gramas, entra na lista como R$ 65,26 a receber, não como R$ 89,90. Com as duas listas lado a lado, revisadas uma vez por semana, você enxerga com três ou quatro semanas de antecedência se vai sobrar ou faltar dinheiro.

Eu gosto de controle simples. Duas listas, cinco colunas e meia hora por semana resolvem o problema da maioria das lojas que faturam até algumas dezenas de milhares por mês. O erro não costuma ser falta de ferramenta: é lançar o número errado e olhar a lista só quando o boleto já venceu.

#O que entra em contas a pagar numa loja online?

Entra tudo que vai tirar dinheiro da conta da empresa, com valor e data. A lista é maior do que parece, porque uma parte dos custos não chega como boleto: vem descontada do saldo ou cobrada no cartão.

Em 2026, o DAS do MEI que vende produtos custa R$ 82,05 por mês: R$ 81,05 de INSS e R$ 1 de ICMS, pelos valores que a Receita Federal publicou em 2 de janeiro de 2026. Ele é devido mesmo no mês sem venda. O passo a passo da guia está em como pagar o DAS do MEI.

Duas linhas dessa tabela pegam muita gente. A primeira é a recarga de anúncio da Shopee: o Shopee Ads funciona com créditos pré-pagos, então o dinheiro sai antes da venda que ele vai gerar. A segunda é a diferença de frete: quando o peso ou a medida aferidos pela transportadora passam do que está no anúncio, a Shopee desconta a diferença do saldo, e essa cobrança pode vir até 90 dias depois da entrega. É uma conta a pagar que você não agendou.

#O que entra em contas a receber?

Entra o dinheiro das vendas que já aconteceram e ainda não foram liberadas. Na loja de marketplace, quase todo o contas a receber são dois ou três extratos: o do Mercado Pago, o da Shopee e, se você tem loja própria, o do meio de pagamento.

No Mercado Livre, o dinheiro é liberado depois da entrega. A ajuda do Mercado Pago traz uma tabela com prazos por tipo de envio e reputação, mas outras páginas do próprio Mercado Livre falam em prazos menores, e as duas não batem. Por isso eu uso a data que aparece no detalhe de cada venda, que é a que vale para aquele pedido. Se o comprador abre uma reclamação, o Mercado Livre segura o dinheiro até a situação ser resolvida. No relatório "Liberações", esse bloqueio aparece separado, então dá para saber quanto está preso.

Na Shopee, o pagamento é liberado quando o comprador clica em "Pedido Recebido" ou quando termina o prazo da Garantia Shopee. O extrato de cada pedido, com comissão, taxa fixa e ajustes, fica em Finanças, na área Minha Renda. Expliquei cada linha desse extrato em o que cai na conta no repasse da Shopee, e os prazos do Mercado Livre em quando o dinheiro da venda cai no Mercado Livre.

Também é conta a receber o reembolso de devolução que o marketplace ainda vai creditar e o estorno de tarifa de venda cancelada. São valores pequenos, mas somados mudam a semana.

#Por que lançar o valor líquido, e não o valor da venda?

Porque a comissão e o custo de envio saem antes de o dinheiro chegar. Se você lança o valor bruto, o contas a receber fica entre 25% e 30% maior do que o dinheiro que vai entrar de verdade.

Fiz a conta com a tabela de outubro de 2026, para dois produtos comuns:

E repare: o valor líquido ainda não é lucro. Dele ainda saem o imposto, o custo do produto, a embalagem e o anúncio pago. Esses vão para o contas a pagar, cada um na sua data. Misturar "o que vai entrar" com "o que eu ganhei" é o atalho para a confusão que eu descrevo em faturamento não é lucro.

#Como montar o controle de contas a pagar e a receber, passo a passo

Uma planilha com duas abas resolve. O que importa é a disciplina de abrir toda semana.

1. Crie as duas abas com as mesmas colunas: descrição, canal ou fornecedor, valor, data prevista, status (previsto, pago/recebido, atrasado).
2. Lance o contas a pagar fixo do mês inteiro de uma vez: aluguel, internet, contador, ferramentas, DAS. Essas contas mudam pouco e não precisam de atenção semanal.
3. Lance os boletos de fornecedor no dia da compra, não no dia do vencimento. Compra parcelada vira uma linha por parcela.
4. Puxe o contas a receber dos extratos, não das vendas. No Mercado Livre, use o relatório de liberações do Mercado Pago; na Shopee, a área Minha Renda. Lance o valor que vai ser liberado e a data prevista.
5. Separe o dinheiro retido. Venda com reclamação ou devolução aberta fica numa linha à parte, com status "retido", até sair o resultado.
6. Todo dia fixo da semana, compare. Some o saldo da conta mais o que vai entrar nas próximas quatro semanas, tire o que vai sair no mesmo período. Se der negativo em alguma semana, você tem tempo para negociar prazo com o fornecedor, adiar uma compra ou segurar uma recarga de anúncio.
7. Baixe o que aconteceu. Pagou, marca como pago. Recebeu, confere se o valor bateu com o previsto. Diferença de centavos é arredondamento; diferença de reais é tarifa, ajuste ou devolução, e vale entender.

O passo 6 é o que transforma duas listas num fluxo de caixa. Se quiser ir além das quatro semanas, mostro como projetar em previsão de caixa de 90 dias.

Na prática. Imagine uma loja que vende R$ 30 mil por mês nos dois marketplaces. Na segunda-feira, a dona abre as listas. Para as próximas duas semanas, tem R$ 9.800 a receber, já em valor líquido, e R$ 1.200 de saldo. A pagar: R$ 7.500 de boleto do fornecedor no dia 15, R$ 1.650 de DAS no dia 20, R$ 600 de recarga de anúncio e R$ 400 de embalagem, total de R$ 10.150. Sobram R$ 850. Se ela tivesse lançado as vendas pelo valor bruto, a lista mostraria uns R$ 13.400 a receber e ela teria aproveitado para antecipar uma compra de estoque. Com o número líquido, ela vê a folga real e deixa a compra para a semana seguinte, depois da próxima liberação.

#Quais erros mais bagunçam as contas da loja?

O primeiro é pagar o fornecedor à vista com dinheiro que ainda não foi liberado. A venda aconteceu, o painel mostra o faturamento, mas o dinheiro está preso até a entrega. Quem compra estoque olhando o painel de vendas, e não o extrato, vive no limite. O motivo está em ciclo financeiro da loja: o dinheiro do fornecedor sai antes, o da venda entra depois.

O segundo é esquecer as cobranças que não chegam como boleto: diferença de frete descontada do saldo, recarga de anúncio no cartão, assinatura de ferramenta que renova sozinha. Elas somem do radar justamente porque ninguém precisa "pagar" nada.

O terceiro é tratar a conta da empresa e a da pessoa como uma só. Se o aluguel de casa e o boleto do fornecedor saem da mesma conta, nenhuma lista fecha. Separe as contas e defina um valor fixo de retirada por mês, que entra no contas a pagar como qualquer outra despesa.

O quarto é não reservar o imposto. No Simples Nacional, o DAS é calculado sobre o faturamento do mês anterior, então quando ele vence o dinheiro daquelas vendas já foi gasto. Separar a porcentagem do imposto a cada liberação evita o susto do dia 20.

#O que a Milewa faz por essas duas listas?

A Milewa não é um sistema de contas a pagar: ela não emite boleto nem agenda pagamento. O que ela resolve é o número que alimenta as duas listas.

Do lado do receber, ela lê o repasse da Shopee pedido a pedido (comissão, taxa fixa, ajustes) e o que o Mercado Livre cobrou e creditou no envio. Você vê quanto cada venda deixa, e não o valor cheio. Do lado do pagar, ela soma o custo do produto, o imposto da sua alíquota, a embalagem e o ADS de cada pedido, e monta o DRE do mês com as despesas fixas que você lança. Assim você sabe se o mês deu lucro antes de abrir a planilha de caixa.

Tudo isso sai em Excel ou CSV, então dá para colar direto na sua aba de contas a receber. As despesas que mais escapam da lista estão em despesas de uma loja online.