Custo de funcionário na loja online: quanto ele pesa em cada pedido e em cada regime de imposto

Um funcionário de salário-mínimo (R$ 1.621 em 2026) custa cerca de R$ 2.276 por mês para uma loja do Simples Nacional no comércio, uns 40% acima do salário, quando você soma 13º, férias, FGTS, a reserva para uma eventual demissão e o vale-transporte. Numa loja que faz 400 pedidos por mês, isso é R$ 5,69 por pedido. Com o mesmo salário de R$ 2.000, uma empresa do Lucro Presumido paga mais de R$ 500 a mais por mês que uma do Simples, por causa do INSS patronal.

Já existe aqui no blog um texto sobre contratar o primeiro funcionário, com o passo a passo e as regras do MEI. Este é sobre a conta: quanto a folha pesa em cada pedido, em cada hora e em cada regime, e onde esse custo entra na sua margem. Use como base de planejamento e feche os valores com o contador, porque convenção coletiva e regime mudam o número.

#O que entra no custo de um funcionário?

Entra o salário e tudo que a lei manda pagar por cima dele, mês a mês ou de uma vez no fim do ano. O jeito mais seguro de enxergar é transformar tudo em reserva mensal:

• 13º salário: um salário por ano, ou 1/12 por mês.
• Férias com um terço a mais: um salário e um terço por ano, ou 1/9 do salário por mês.
• FGTS: 8% da remuneração, incluindo o 13º (Lei 8.036, art. 15). Aqui, calculado sobre salário, 13º e férias.
• Reserva para a multa do FGTS: na demissão sem justa causa, a empresa deposita 40% de tudo o que foi depositado de FGTS (Lei 8.036, art. 18, § 1º). Nem toda contratação termina assim, mas eu guardo, para não ser pego de surpresa.
• Vale-transporte: o empregado paga até 6% do salário e a empresa cobre o resto (Lei 7.418).
• INSS patronal: depende do regime, e é o item que mais muda a conta.

Ficam de fora desta conta exame admissional, vale-refeição e benefícios da convenção da sua categoria. Some os seus.

#Quanto custa em cada regime de imposto?

A diferença entre regimes está quase toda no INSS patronal. No MEI, a Lei Complementar 123 (art. 18-C) manda pagar 3% sobre o salário. No Simples Nacional do comércio (Anexo I), a contribuição patronal já vem dentro do DAS, a guia única. No Lucro Presumido ou no Lucro Real, a empresa paga 20% sobre a remuneração (Lei 8.212, art. 22, I), mais 1%, 2% ou 3% de seguro de acidente do trabalho conforme o risco da atividade (art. 22, II), mais contribuições a terceiros, como o Sistema S.

Como ler a tabela:

• O vale-transporte é exemplo: R$ 220 de passagens por mês, menos 6% do salário. Troque pelo trajeto real.
• No Lucro Presumido, usei 20% de INSS mais 2% de seguro de acidente como exemplo. As contribuições a terceiros não estão na conta, então o custo real é maior. O contador sabe o percentual da sua atividade.
• O MEI só pode ter um empregado, recebendo um salário-mínimo ou o piso da categoria. Por isso ele não aparece na coluna de R$ 2.000.

Repare na última coluna. O mesmo salário custa R$ 525 a mais por mês fora do Simples. Quem está pensando em mudar de regime precisa pôr a folha na comparação, e expliquei os outros pontos dessa decisão em Lucro Presumido para e-commerce.

#Quanto o funcionário custa por pedido?

Divida o custo mensal pelo número de pedidos do mês. É o número que mostra se o volume da loja paga a pessoa:

Agora compare com o lucro do pedido. Se a sua loja lucra, em média, R$ 12 por pedido antes da folha, um funcionário de salário-mínimo com 400 pedidos come quase metade desse lucro. Com 800 pedidos, come menos de um quarto. O funcionário é o mesmo; o que mudou foi o volume que divide o custo.

Por hora, a conta também ajuda. Com 44 horas semanais, são cerca de 190 horas por mês (44 × 52 semanas ÷ 12). O funcionário de R$ 2.275,79 custa uns R$ 11,94 por hora contratada. Se ele embala 15 pedidos por hora, o custo de embalar um pedido fica perto de R$ 0,80. Se embala 5, passa de R$ 2,30. Produtividade é custo.

Na prática. Imagine uma loja do Simples com 500 pedidos por mês e lucro médio de R$ 14 por pedido antes da folha: R$ 7.000 por mês. Ela contrata uma pessoa de salário-mínimo, que custa R$ 2.275,79. O lucro cai para R$ 4.724, ou R$ 9,45 por pedido. Para voltar aos R$ 7.000, precisa de mais 163 pedidos por mês com o mesmo lucro unitário (R$ 2.275,79 ÷ R$ 14). Se a pessoa liberar o dono para cadastrar produtos e a loja chegar a 700 pedidos, o lucro vai a R$ 7.524. Se a loja continuar em 500, a contratação só trouxe conforto, e conforto também custa.

#O custo do funcionário entra na margem do produto?

Não diretamente, e misturar é um erro comum. O salário é um custo fixo: ele é o mesmo se a loja vende 300 ou 500 pedidos. O custo do produto, a comissão e o frete são custos variáveis: acontecem a cada venda. A diferença está explicada em custo fixo e custo variável.

Se você coloca R$ 5,69 de "funcionário" dentro do custo de cada produto, a margem do anúncio fica errada no mês em que o volume muda. Com mais pedidos, o custo por pedido cai, e você estaria precificando com um custo que não existe mais.

O jeito certo, na minha opinião, é em duas camadas:

1. Margem de contribuição por pedido: preço menos custos variáveis. É o que cada venda deixa para pagar as despesas fixas.
2. DRE do mês: soma das margens dos pedidos menos as despesas fixas, com a folha inteira. O que sobra é o lucro líquido.

O custo por pedido serve como alarme. Se ele é maior que a margem de contribuição média, a loja precisa de mais volume ou de uma operação mais produtiva antes de contratar mais alguém. O volume mínimo para pagar tudo é o ponto de equilíbrio.

#Como reduzir o custo do funcionário por pedido sem cortar a pessoa?

Aumentando o que cada hora produz. Três caminhos práticos:

• Processo padronizado: bancada organizada, embalagens no tamanho certo, etiquetas impressas em lote. Cada minuto a menos por pedido vira dinheiro no fim do mês.
• Funções além da expedição: nas horas de menos pedidos, a mesma pessoa pode conferir estoque, responder perguntas ou fotografar produto. O custo é o mesmo; o trabalho entregue, maior.
• Volume: cadastrar produtos novos e entrar em outro canal dilui a folha. É o caminho que mais muda a conta, e o que costuma depender do tempo que o funcionário liberou do dono.

Se a dúvida é entre registrar alguém ou terceirizar uma tarefa pontual, comparei os formatos em freelancer, estagiário ou CLT.

#Como acompanhar o peso da folha no lucro

A folha é a despesa fixa que mais cresce numa loja que dá certo, e a que mais engana, porque o faturamento sobe junto e esconde que o lucro não acompanhou. O número que importa é o lucro líquido depois da folha, mês a mês.

A Milewa calcula a margem de cada pedido do Mercado Livre e da Shopee, com comissão, frete, imposto do seu regime, custo do produto, embalagem e anúncio pago. Você lança salário e encargos como despesa fixa, e ela monta o DRE com o lucro líquido do mês e o ponto de equilíbrio: quantos pedidos a loja precisa fazer para pagar tudo. Antes de contratar, você lança o custo previsto e vê de quanto o ponto de equilíbrio sobe. Depois, acompanha se o volume a mais está pagando a pessoa.