Contratar o primeiro funcionário na loja online: quanto custa de verdade e quando a conta fecha

O primeiro funcionário custa bem mais que o salário. Com o salário-mínimo de 2026, R$ 1.621, um MEI gasta cerca de R$ 2.270 por mês: 8% de FGTS, 3% de INSS patronal, a reserva do 13º e das férias com um terço a mais e um vale-transporte de exemplo. São uns 40% acima do salário. Com R$ 15 de lucro por pedido, essa pessoa precisa trazer ou liberar o equivalente a 152 pedidos por mês para se pagar.

Eu não contrataria pela sensação de cansaço. Contrataria quando a conta mostra que o seu tempo vale mais em outra tarefa, ou quando os pedidos já estão atrasando e derrubando a reputação. Vou mostrar a conta, quem pode contratar e o passo a passo. Regra trabalhista tem detalhe que muda por categoria e convenção, então use este texto para entender e confirme com o seu contador antes de assinar.

#Quanto custa um funcionário de verdade?

O custo é o salário mais o que a lei manda pagar por cima: FGTS, 13º salário, férias com um terço a mais e, conforme o regime, INSS patronal. Somando a reserva mensal de cada item:

De onde vem cada linha:

• 13º e férias estão na Constituição (art. 7º): décimo terceiro com base na remuneração integral e férias anuais com pelo menos um terço a mais. Você não paga isso todo mês, mas precisa guardar todo mês, ou leva um susto em dezembro.
• FGTS é 8% da remuneração, depositado pelo empregador (Lei 8.036, art. 15), e o 13º entra na base.
• INSS patronal do MEI é 3% sobre o salário (LC 123, art. 18-C). O gov.br dá o exemplo de R$ 48,63 de INSS e R$ 129,68 de FGTS sobre um salário-mínimo, os mesmos 3% e 8% da tabela. Na ME do Simples Nacional no comércio, essa contribuição já está dentro do DAS, a guia única do Simples.
• Vale-transporte: o empregado paga até 6% do salário básico e o empregador cobre o que passar disso (Lei 7.418, art. 4º). Os R$ 220 de passagens são exemplo; use o gasto real do trajeto.

Ficaram de fora o exame médico de admissão, que é obrigatório e pago pelo empregador (CLT, art. 168), benefícios da convenção da categoria, como vale-refeição, e a folha feita pelo contador. Conte com eles também.

#O MEI pode contratar?

Pode, com limite: um único empregado, que receba um salário-mínimo ou o piso da categoria. Contratar o segundo, ou pagar acima do mínimo ou do piso, tira a empresa do MEI. Se o empregado se afastar legalmente, por licença, por exemplo, dá para contratar outro até ele voltar.

O MEI informa a folha pelo eSocial, o sistema do governo que reúne os dados trabalhistas, e declara na DASN, a declaração anual, se teve empregado. Se você já fatura perto do limite do MEI e pensa em contratar mais de uma pessoa, a decisão é outra: virar microempresa. Comparei os dois em MEI para microempresa.

#Quando contratar compensa?

Quando o funcionário traz mais lucro do que custa. Ele pode fazer isso de dois jeitos: aumentando os pedidos que a loja consegue atender, ou liberando o seu tempo para uma tarefa que gera venda.

A conta do primeiro jeito é direta: custo mensal ÷ lucro de um pedido.

Repare que o número que manda aqui é o lucro por pedido, não o faturamento. Quem vende muito com margem baixa precisa de muito mais pedidos para pagar a mesma pessoa. Se você não sabe esse lucro, comece por quanto sobra de uma venda no Mercado Livre.

O segundo jeito é mais difícil de medir, mas costuma ser o motivo real. Se você passa quatro horas por dia embalando, são quatro horas sem cadastrar produto novo, negociar com fornecedor ou ajustar preço. Uma loja de dono único quase sempre trava aí.

Na prática. Um exemplo com números redondos. Imagine uma loja que despacha 25 pedidos por dia, com lucro médio de R$ 15, e o dono gasta a tarde inteira separando e embalando. Ele contrata uma pessoa para a expedição (custo de R$ 2.272) e usa as tardes livres para cadastrar 40 produtos novos em dois meses. Se esses produtos venderem 6 unidades por dia com o mesmo lucro, são uns 180 pedidos e R$ 2.700 de lucro a mais por mês. Pagou a pessoa e sobrou. Se ele usasse as tardes livres para responder mensagem que ela poderia responder, a conta não fecharia.

Os sinais de que está na hora, na minha opinião: pedidos saindo depois do horário de corte com frequência, atrasos subindo na reputação e semanas inteiras sem tempo para comprar estoque ou cadastrar produto. A rotina que ajuda a enxergar isso está em rotina do lojista online.

#Freelancer, diarista ou registro: qual o risco?

Pagar por dia sem registro é o caminho mais comum e o mais arriscado quando vira rotina. Pela CLT (art. 3º), é empregado quem presta serviço não eventual, sob dependência de quem paga, mediante salário. Uma pessoa que vem toda segunda, quarta e sexta, no horário que você define, para embalar os seus pedidos, se encaixa nisso, e o registro é obrigatório.

Existem formas legais de não registrar, cada uma com seu limite:

• Autônomo contratado com todas as formalidades não é empregado (CLT, art. 442-B). Mas a forma não salva o conteúdo: se na prática há horário, ordem e frequência, a Justiça pode reconhecer o vínculo.
• Ajuda pontual em pico, como a semana da Black Friday, é diferente de trabalho contínuo.
• Contrato de experiência, que já é registro, pode durar até 90 dias (CLT, art. 445). É o jeito de testar a pessoa com tudo em dia.

Se o vínculo for reconhecido depois, você paga os atrasados de FGTS, 13º, férias e contribuições de uma vez. Eu prefiro o registro desde o primeiro dia com contrato de experiência: o custo é conhecido e o risco some.

#Passo a passo para contratar o primeiro funcionário

1. Faça a conta antes. Some o custo mensal da tabela, com o vale-transporte e os benefícios da sua categoria, e veja quantos pedidos ou que tarefa paga esse valor.
2. Confirme o enquadramento com o contador. MEI só pode um empregado, no mínimo ou no piso. Pergunte qual é o piso da convenção da sua atividade.
3. Defina a função por escrito. Separação, embalagem, etiqueta, conferência de estoque. Quanto mais clara, mais fácil medir se a contratação valeu.
4. Faça o exame admissional antes do início. É obrigatório e pago por você.
5. Registre em até 5 dias úteis. A CLT (art. 29) dá esse prazo para anotar admissão e salário, hoje feito pela carteira digital, via eSocial.
6. Use o contrato de experiência de até 90 dias.
7. Lance o custo como despesa fixa e acompanhe o lucro do mês. Em 60 dias, compare com os meses anteriores.

#Como enxergar se a contratação valeu na Milewa

O salário entra como despesa fixa, e despesa fixa só faz sentido comparada ao lucro que sobra dos pedidos. É essa conta que a Milewa faz.

Ela lê os pedidos do Mercado Livre e da Shopee e calcula a margem de cada um, com comissão, envio, imposto, custo do produto, embalagem e ADS. Você lança as despesas fixas, como o salário, o contador e o aluguel, e ela monta o DRE do mês, com o lucro líquido e o ponto de equilíbrio: quanto a loja precisa vender para pagar tudo. Mais um salário sobe esse ponto, e você vê de quanto antes de contratar. Para entender a lógica, veja ponto de equilíbrio da loja online e custo fixo e custo variável.