Nota fiscal eletrônica (NF-e) para lojista: o que precisa, como emitir e como corrigir um erro

Para emitir NF-e de mercadoria você precisa de quatro coisas: CNPJ com inscrição estadual, credenciamento como emissor na Sefaz do seu estado, certificado digital do padrão ICP-Brasil e um sistema emissor. Com isso pronto, cada nota leva os dados do comprador, o código fiscal do produto e o tipo de operação, e só vale depois que a Sefaz autoriza. Errou? Pela regra nacional, dá para cancelar em até 24 horas depois da autorização, desde que o produto ainda não tenha saído. Depois disso, o conserto depende do tipo de erro.

A NF-e, o modelo 55, é a nota "completa" que acompanha a mercadoria. Ela é diferente da NFC-e, o modelo 65, que é a nota de consumidor de balcão e não aceita carta de correção. Na venda online com envio, a nota que você vai emitir quase sempre é a NF-e. Vou mostrar o que precisa, o passo a passo, os códigos mais usados e como corrigir um erro sem dor de cabeça.

#Quem precisa emitir NF-e na venda online?

Quem vende mercadoria com CNPJ, como regra, e quem quer usar a logística dos marketplaces, na prática. A obrigação de emitir NF-e é definida por cada estado, e o contador confirma a do seu caso, mas o desenho geral é este:

• Empresa do Simples Nacional ou do regime normal: emite NF-e nas vendas de mercadoria.
• MEI: pela lei, é dispensado na venda para pessoa física e obrigado na venda para empresa, salvo se ela emitir nota de entrada. Mesmo dispensado, pode emitir.
• Pessoa física (CPF): não emite NF-e. O Mercado Livre avisa que, sem CNPJ, o acesso ao emissor e ao Envios pode ser limitado.

O ponto que muda tudo para o MEI é a logística. O Mercado Livre diz que a nota é necessária para usar os serviços de Envios, em especial o Full. A Shopee diz que o vendedor com faturamento anual a partir de R$ 81 mil deve emitir nota e ter CNPJ. Detalhei o caso do Mercado Livre em nota fiscal no Mercado Livre e a escolha entre CPF e CNPJ em CNPJ ou CPF para vender no Mercado Livre.

#O que você precisa ter antes da primeira nota?

Seis itens, e os três primeiros dependem de órgão público, então comece por eles.

O certificado tem dois tipos, segundo o ITI (o órgão federal da certificação digital). O A1 é um arquivo que fica no computador ou no celular e vale 1 ano. O A3 fica num cartão, token ou na nuvem e vale de 1 a 5 anos. Emissores integrados a marketplace pedem o A1, porque é um arquivo que o sistema consegue usar sozinho; o emissor do Mercado Livre exige o A1.

A NCM é a classificação fiscal do produto, um código de oito dígitos. Ela define a tributação e aparece em toda nota. Use a mesma que vem na nota do seu fornecedor, e na dúvida pergunte ao contador: NCM errada gera imposto errado. O CNAE da empresa também precisa ser de comércio do que você vende, como explico em CNAE para e-commerce.

#Qual emissor de nota fiscal usar?

O que conversa com o lugar onde você vende. Emitir à mão, copiando dados do pedido, funciona com cinco vendas por dia e vira erro com cinquenta.

Só Mercado Livre: o emissor do próprio Mercado Livre é gratuito e integrado à tela de vendas. Os requisitos, conferidos em outubro de 2026, são CNPJ habilitado na Sefaz, cadastro no ML igual ao da Sefaz, certificado A1 e enquadramento no Simples Nacional ou no regime normal. MEI do Rio Grande do Sul não pode usar. Para quem é do regime normal e vende para outro estado, o emissor gera a guia de recolhimento (GNRE) automaticamente.

Vários canais ou loja própria: um ERP ou emissor contratado, que puxa os pedidos de cada canal e emite tudo num lugar só. Plataformas de loja virtual costumam ter integração com esses sistemas. Escolha um que importe o pedido automaticamente; é aí que mora a economia de tempo.

#Quais dados e códigos vão na NF-e da venda online?

Os dados do comprador (nome, CPF ou CNPJ e endereço), os produtos com NCM, os valores, o frete e o CFOP, que é o código do tipo de operação. Na venda feita em marketplace, a nota também traz o CNPJ do intermediador, ou seja, do marketplace onde a venda aconteceu.

O CFOP começa com 5 nas operações dentro do estado, com 6 nas operações para outro estado, e com 1 ou 2 nas entradas. Os mais usados no e-commerce, pela tabela oficial do CONFAZ:

"Não contribuinte" é quem não paga ICMS, como o consumidor pessoa física. A tabela diz que qualquer venda de mercadoria de terceiros para não contribuinte de outro estado vai no 6.108. Quem vende para outro estado também precisa entender o DIFAL (a diferença de ICMS entre estados); para o Simples, explico em DIFAL no Simples Nacional.

Na prática. Imagine uma loja de São Paulo, no Simples, que vende uma garrafa de R$ 89,90 pelo Mercado Livre para um comprador de Minas Gerais. A nota sai com CFOP 6.108, CPF e endereço do comprador, NCM da garrafa, o valor do produto e o CNPJ do Mercado Livre como intermediador. No mesmo dia, uma venda igual para um comprador de Campinas sai com CFOP 5.102. Se a loja tivesse cadastrado o 5.102 como padrão para tudo, metade das notas sairia com o código errado. Cadastrar a regra no emissor, e não nota por nota, evita isso.

#Como emitir a NF-e, passo a passo?

1. Faça a inscrição estadual e peça o credenciamento como emissor de NF-e na Sefaz.
2. Compre o certificado digital no tipo que o seu emissor aceita (A1 para a maioria dos integrados).
3. Escolha o emissor e instale o certificado nele.
4. Configure a empresa: regime tributário, alíquotas e as regras de CFOP por destino.
5. Cadastre os produtos com NCM, origem e unidade, copiando a NCM da nota do fornecedor.
6. Faça uma nota de teste no ambiente de homologação, se o emissor oferecer.
7. Emita a nota de cada pedido antes de despachar e confira se a autorização voltou.
8. Guarde o arquivo XML de cada nota; ele é o documento fiscal, o PDF (DANFE) é só a representação impressa.

#Errei a nota fiscal: cancelar, corrigir ou devolver?

Depende de quanto tempo passou e do que está errado. Pelo Ajuste SINIEF 07/2005, que é a regra nacional da NF-e:

A carta de correção em papel é proibida, e cada estado pode aceitar cancelamento fora do prazo só em casos excepcionais. Minha regra: conferiu errado, cancela no mesmo dia, antes de etiquetar. Errou com o pacote na rua, chame o contador antes de emitir qualquer nota nova.

#Emitir nota aumenta o imposto da loja?

Não. A nota registra a venda; o imposto vem do faturamento e do regime. No Simples, o DAS é calculado sobre a receita do mês, com ou sem nota. E vender sem nota não esconde nada: pelo Convênio ICMS 134/2016, marketplaces e meios de pagamento informam as vendas aos estados, operação por operação.

O que a nota faz é deixar o imposto visível na conta de cada venda. Quanto ele pesa em cada canal está em imposto para vender no Mercado Livre e na Shopee.

#Como ver o imposto da nota dentro da margem?

Colocando a alíquota do seu regime em cada pedido, ao lado da comissão e do frete. A Milewa não emite nota fiscal; essa parte fica com o emissor que você escolher. O que ela faz é a conta que vem depois: aplica a alíquota do seu CNPJ em cada venda do Mercado Livre e da Shopee, soma comissão, envio cobrado, custo do produto e embalagem, e mostra a margem real de cada anúncio. Assim você sabe se o preço que você cobra aguenta o imposto que a nota registra. Para testar um preço, use a calculadora.