DANFE: o que é, por que vai no pacote e qual formato imprimir na venda online

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a folha ou a etiqueta que vai junto do pacote. Ele não é a nota fiscal: é uma impressão da NF-e, com a chave de acesso de 44 números e o código de barras que permitem a qualquer pessoa consultar a nota verdadeira no site da Fazenda. A mercadoria vendida com NF-e precisa circular acompanhada do DANFE, e ele só pode ser impresso depois que a nota foi autorizada. Desde 2023 ele pode sair em papel pequeno, como etiqueta.

Quem começa a emitir nota costuma se confundir aqui. Emitiu a nota, então está tudo certo? Ainda não. A nota mora num arquivo digital; o pacote precisa levar a representação dela. Vou explicar o que o DANFE faz, qual formato usar no envio de marketplace e loja própria e quais erros travam um pedido.

#O que é o DANFE e para que ele serve?

O DANFE é a representação gráfica da NF-e. A nota de verdade é um arquivo XML (um arquivo de dados), assinado com certificado digital e autorizado pela Secretaria da Fazenda do seu estado. O DANFE pega esse arquivo e o transforma em algo que uma pessoa ou um leitor de código de barras consegue usar.

Pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE tem quatro funções:

• Levar a chave de acesso, com 44 posições, para consulta da nota.
• Acompanhar a mercadoria em trânsito, com os dados básicos da venda: quem vende, quem compra, valores.
• Ajudar na escrituração de quem recebe e não emite NF-e.
• Colher a assinatura de quem recebe, no canhoto, quando a entrega precisa de comprovação.

O próprio portal resume a ideia: a segurança não está no papel, está na nota a que ele se refere. Quem quiser conferir digita a chave ou lê o código de barras e vê se aquela venda está documentada.

#DANFE, nota fiscal, declaração de conteúdo e etiqueta: qual a diferença?

São quatro documentos que costumam ir juntos no mesmo pacote, e cada um tem uma função:

Os Correios dizem que a nota fiscal é obrigatória nos envios e que, sem NF-e, o remetente precisa da DC-e. Por isso o vendedor que vende com CNPJ manda o DANFE, e o que vende como pessoa física manda a declaração. Um substitui o outro, então normalmente não andam juntos no mesmo pacote.

No Mercado Livre, a nota fiscal é necessária para usar os serviços de logística, em especial o Full, e o ML oferece um emissor de NF-e gratuito integrado à tela de vendas. Explico os requisitos em nota fiscal no Mercado Livre.

#Qual formato de DANFE usar: A4, Simplificado ou Etiqueta?

Para o envio de venda online, o mais prático é o DANFE Simplificado - Etiqueta. As regras estão na cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/2005, o acordo entre os estados que criou a NF-e:

A versão Etiqueta existe desde 01/02/2023 (Ajuste SINIEF 58/22) e ganhou nova redação em 03/08/2026 (Ajuste SINIEF 14/26), sem mudar o essencial para quem envia encomenda. Ela pode sair na mesma impressora térmica da etiqueta de envio, numa etiqueta de 10 × 15 cm, por exemplo. Muitos emissores e sistemas imprimem os dois lado a lado. Se ainda não tem a impressora, veja impressora térmica para etiqueta.

A opção de omitir o valor total no DANFE Etiqueta é útil para produto caro: a caixa não anuncia quanto vale o que está dentro.

O leiaute de qualquer formato segue o Manual de Integração do Contribuinte, o manual técnico da NF-e. Por isso o ideal é imprimir o DANFE pelo mesmo sistema que emitiu a nota. Assim não há diferença entre o papel e o arquivo.

#O DANFE pode ser só digital, sem papel?

Em alguns casos, sim, mas na encomenda comum o papel ainda é o padrão. O § 16 da cláusula nona permite, na venda a varejo para consumidor final por meio eletrônico, que o DANFE seja apresentado em meio eletrônico no lugar do papel, desde que tenha sido emitido o MDF-e do transporte daquela mercadoria. MDF-e é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, um documento do transporte da carga. Nesse caso, o emissor deve enviar o DANFE em arquivo eletrônico ao consumidor.

Na prática, quem despacha pacote pelos Correios, por transportadora ou pela logística do marketplace normalmente não controla a emissão do MDF-e. Então siga imprimindo. Se a sua operação tem transporte próprio e você quer abandonar o papel, confirme com o contador se as condições se aplicam no seu estado.

#Quais erros com o DANFE travam ou complicam o envio?

Quase todos acontecem na hora da pressa, entre a emissão e a embalagem:

• Imprimir antes da autorização. O DANFE só pode acompanhar a mercadoria depois da Autorização de Uso da NF-e. DANFE de nota rejeitada não vale nada.
• Trocar DANFE de pacotes. Com vários pedidos na mesa, o DANFE de um vai na caixa de outro. O comprador recebe um documento com o nome de outra pessoa.
• Mandar DANFE de nota cancelada. Se você cancelou e reemitiu, imprima de novo. O DANFE da nota cancelada continua com a chave antiga.
• Esquecer o DANFE no pacote. A mercadoria com NF-e deve circular com ele. Se ele se perder no caminho, o Portal da NF-e orienta reimprimir e mandar ao transportador; se o pacote já chegou, não precisa.
• Guardar o papel e perder o arquivo. Quem emite deve guardar a NF-e em arquivo digital pelo prazo da legislação tributária. O que vale é o XML, não o DANFE.

Na prática. Imagine uma loja que despacha 60 pedidos por dia e imprime o DANFE em A4 numa impressora comum, separada da térmica da etiqueta. São duas filas de papel para casar na bancada. Um dia de movimento forte, dois DANFEs trocam de caixa e os dois compradores reclamam de dado pessoal exposto. Com o DANFE Simplificado - Etiqueta saindo na mesma térmica, colado ao lado da etiqueta de envio do mesmo pedido, a conferência vira um olhar só: nome na etiqueta igual ao nome no DANFE. Menos papel, menos envelope plástico e menos troca.

#Como incluir o DANFE no fluxo de envio, passo a passo

1. Emita a NF-e e espere a autorização. O número do protocolo de autorização sai impresso no DANFE.
2. Imprima o DANFE no formato Etiqueta, pelo mesmo emissor da nota, de preferência na mesma impressora da etiqueta de envio. Veja como imprimir a etiqueta em etiqueta do Mercado Livre.
3. Confira pedido, etiqueta e DANFE juntos. Nome do comprador e produto precisam bater nos dois.
4. Fixe o DANFE por fora da caixa, colado ao lado da etiqueta ou num envelope plástico, sem cobrir o código de barras.
5. Guarde o XML de cada nota. O emissor do marketplace ou o seu sistema costuma guardar, mas mantenha uma cópia sua.
6. Se cancelar ou devolver, refaça o documento. Cancelamento pede nota nova e DANFE novo; devolução pede a nota de devolução, que explico em nota fiscal de devolução.

Se você é MEI e ainda não sabe se precisa emitir NF-e para vender produto, comece por nota fiscal do MEI para produto. Para o passo a passo da emissão, de cadastro a certificado digital, veja nota fiscal eletrônica.

#Quanto o DANFE e a nota pesam na margem do pedido?

O papel pesa pouco; o imposto da nota pesa muito. A etiqueta térmica do DANFE e o envelope entram no custo de embalagem por pedido, que costuma ser de centavos. O imposto destacado na nota, do Simples Nacional ou de outro regime, sai do preço de cada venda e pode passar de 6%, dependendo do faturamento.

A Milewa não emite nota fiscal nem DANFE: isso continua com o seu emissor. O que ela faz é pôr esses custos no cálculo de cada venda. Você informa a alíquota do seu regime e o custo de embalagem, e a Milewa calcula a margem real de cada pedido do Mercado Livre e da Shopee, com comissão, custo de envio, imposto, embalagem e custo do produto. É ali que você descobre se a venda que acabou de embalar deixou lucro.