Previsão de caixa de 90 dias para loja online: como montar, o que entra e como achar o mês que aperta

A previsão de caixa de 90 dias é a planilha que projeta, semana a semana, o dinheiro que entra e sai da loja nos próximos três meses. Ela serve para achar, com antecedência, a semana em que o saldo não fecha. Numa loja de exemplo que fatura R$ 60 mil por mês e espera R$ 90 mil na Black Friday, a previsão mostra que o caixa cai em novembro, o melhor mês do ano: o estoque e o imposto vencem antes de o dinheiro das vendas ser liberado.

Eu faço essa previsão toda segunda-feira, em meia hora. Ela não precisa ser precisa; precisa ser honesta. Uma previsão com erro de 10% avisa o problema com dois meses de folga. Nenhuma previsão avisa na véspera, quando o boleto já venceu.

#Por que 90 dias, e não só o mês que vem?

Porque as decisões que salvam o caixa levam tempo para fazer efeito. Negociar prazo com o fornecedor, adiar uma compra, conseguir crédito com juro menor ou segurar uma campanha: tudo isso precisa ser decidido semanas antes do aperto.

Na loja de marketplace o atraso é estrutural. Você paga o estoque hoje, vende daqui a algumas semanas e recebe depois da entrega. No Mercado Livre, a ajuda do Mercado Pago fala em 8 dias depois da entrega para produto novo com Envios e reputação, e a data exata aparece no detalhe de cada venda. Na Shopee, o valor fica retido até a conclusão do pedido. Expliquei os prazos em quando o dinheiro da venda cai no Mercado Livre e o repasse em o que cai na conta da Shopee.

Se você ainda não tem nenhum controle de caixa, comece pelo modelo semanal de oito semanas e pelo cálculo do capital de giro que mostrei em fluxo de caixa da loja online. A previsão de 90 dias é o passo seguinte: mais longa, com sazonalidade e com cenários.

#O que entra na previsão de caixa?

Tudo o que mexe na conta do banco, na data em que mexe. A regra é registrar pela data do dinheiro, não pela data da venda nem da nota.

Dois detalhes que mais pegam. O DAS é calculado sobre o faturamento bruto, o preço que o cliente pagou, e não sobre o repasse; e vence no dia 20 do mês seguinte, segundo a agenda do Portal do Simples Nacional (sem expediente bancário no dia 20, vai para o dia útil seguinte). E o 13º tem duas datas na lei: a primeira parcela até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro, justamente no trimestre da Black Friday.

#Como transformar a meta de vendas em entrada de caixa?

Em dois passos: tire as taxas e empurre para a data de liberação.

Primeiro, as taxas. O repasse é o preço menos comissão e custo de envio (ou taxa fixa, na Shopee). Num produto de R$ 89,90 e 400 gramas no Clássico do Mercado Livre, comissão de 12% e custo de envio de R$ 13,85 somam 27,4% do preço. Use a média real da sua loja; no exemplo abaixo, usei 27%.

Depois, a data. Entre a venda, o envio, a entrega e a liberação passam dias. No modelo mensal deste artigo, simplifiquei assim: metade do que se vende no mês entra no próprio mês e metade no mês seguinte. Na sua planilha semanal, desloque cada semana de vendas pelo prazo real que você vê nas suas vendas.

O imposto não sai do repasse: ele é uma saída separada, no dia 20, sobre o valor cheio. Quem desconta o imposto da entrada acaba contando o mesmo custo duas vezes, ou nenhuma.

#Como fica a previsão de uma loja na Black Friday?

Imagine uma loja que fatura R$ 60 mil em outubro e espera R$ 90 mil em novembro, R$ 75 mil em dezembro e R$ 45 mil em janeiro. As premissas, todas de exemplo: taxas de 27% do preço, custo do produto de 45% do faturamento com fornecedor em 30 dias, DAS de 6%, anúncios de 5% pagos na fatura do mês seguinte, R$ 9 mil de despesas fixas e R$ 4 mil de 13º. Saldo em 1º de novembro: R$ 15 mil.

O mês recorde de vendas é o único em que o caixa cai. O estoque da Black Friday vence em novembro, mas metade das vendas de novembro só vira dinheiro em dezembro. E o DAS mais caro do trimestre, o de dezembro, é cobrado sobre o faturamento recorde de novembro.

Por isso a planilha de verdade é semanal. Na média do mês, novembro fecha com R$ 11.650. Dentro do mês, o boleto do fornecedor pode vencer na primeira semana, antes de quase todo repasse, e é ali que o saldo fica negativo.

#Quais cenários testar?

Pelo menos dois: o base e o pessimista. O pessimista não é catastrofismo; é a resposta para "e se a Black Friday vender menos do que o estoque que eu já comprei?".

No pessimista, o estoque de novembro já estava comprado e vence igual; a loja só consegue reduzir a compra de dezembro. O saldo de novembro cai para R$ 4.350, menos da metade de um mês de despesas fixas.

A regra que eu uso: o saldo mais baixo do cenário pessimista precisa cobrir pelo menos um mês de despesas fixas. Se não cobre, alguma decisão precisa ser tomada agora: comprar menos para a data, pedir prazo maior ao fornecedor ou reservar uma linha de crédito antes de precisar dela.

Na prática. Imagine um vendedor de eletrônicos que montou a previsão em setembro. No cenário pessimista, a segunda semana de novembro ficava R$ 18 mil no vermelho, por causa de dois boletos de importação vencendo juntos. Ele tinha duas saídas: antecipar recebíveis em novembro, pagando a taxa que o marketplace mostra na hora, ou renegociar um dos boletos. Renegociou em setembro, com tempo, e dividiu o pagamento em duas datas. A Black Friday vendeu abaixo do previsto, e a semana que seria negativa fechou com R$ 3 mil de sobra.

#Como montar a previsão de 90 dias, passo a passo

1. Abra uma planilha com 13 colunas, uma por semana, começando na segunda-feira desta semana.
2. Coloque o saldo de hoje na primeira linha: conta do banco mais o saldo disponível nos marketplaces.
3. Lance as entradas já conhecidas: vendas feitas e ainda não liberadas, nas datas que aparecem em cada venda.
4. Projete as vendas futuras semana a semana, considerando as datas do varejo, e converta em repasse: tire as taxas médias e desloque pelo prazo de liberação.
5. Lance as saídas com data certa: boletos de fornecedor, DAS no dia 20, folha, 13º, aluguel, sistemas.
6. Projete as saídas variáveis: anúncios, compras de reposição, fretes de abastecimento do Full.
7. Calcule o saldo de cada semana e marque em vermelho toda semana abaixo do seu mínimo.
8. Duplique a aba para o cenário pessimista, com vendas 20% a 25% menores e as compras já feitas mantidas.
9. Atualize toda semana: troque a semana que passou pelo real e acrescente uma nova no fim.

Antecipação de recebíveis entra na previsão como plano B, nunca como entrada fixa. No Mercado Livre, o percentual aparece antes de você confirmar a operação; compare esse custo com a margem da venda antes de usar.

#De onde vêm os números certos para a previsão?

A previsão só acerta se as premissas forem da sua loja. Os dois números que mais erram são a taxa média dos marketplaces e a margem real, porque mudam com o mix de produtos, o peso, as promoções e o anúncio pago. Se você projeta 27% de taxas e paga 33%, a previsão fica otimista em todas as semanas.

A Milewa não faz a sua previsão de caixa, mas entrega as premissas dela. Ela mostra quanto sobra de cada pedido do Mercado Livre e da Shopee depois de comissão, custo de envio cobrado, taxa fixa, imposto e ADS, e soma o faturamento das lojas mês a mês, que é a base do DAS. Com as despesas fixas que você lança, ela fecha a DRE e o lucro líquido do mês, como no modelo de DRE para loja de marketplace, e mostra o ponto de equilíbrio. Com esses números, a sua planilha de 90 dias deixa de ser chute e passa a ser projeção. Se o mês projetado não paga as despesas, a conta de ponto de equilíbrio diz quanto falta vender.