Conciliação bancária simples para quem vende em marketplace: o passo a passo semanal

Conciliação bancária é conferir, linha por linha, se o dinheiro que deveria ter entrado entrou mesmo, e explicar cada diferença. Para quem vende em marketplace, é saber que numa venda de R$ 100 no Mercado Livre, de um produto de 300 g no Clássico com 12% de comissão, devem cair R$ 73,05 no Mercado Pago. Se caíram R$ 0 ou R$ 60, tem retenção, devolução ou cobrança que você precisa entender. Feita uma vez por semana, leva menos de uma hora.

Não precisa ser contador para fazer. Precisa de três arquivos, uma planilha e um método. É o que mostro abaixo.

#Por que quem vende em marketplace precisa conciliar?

Porque entre a venda e o seu banco há duas paradas, e em cada uma o dinheiro pode mudar de valor ou ficar preso. O marketplace desconta comissão e frete, segura o valor até a entrega, retém se houver reclamação e cobra ajustes semanas depois. Depois, você ainda precisa sacar o saldo para o banco.

Sem conciliar, três coisas passam sem ninguém ver:

• Dinheiro retido que você acha que recebeu. No Mercado Livre, quando o comprador abre reclamação, o valor fica retido até a situação ser resolvida.
• Cobrança que chega depois. Na Shopee, a diferença de frete por peso ou medida errada pode ser cobrada até 90 dias depois da entrega, na aba Ajuste do Saldo da Carteira, segundo o artigo de cobrança adicional de frete.
• Venda que nunca virou dinheiro. Devolução, cancelamento ou mediação perdida. O pedido aparece no seu relatório de vendas, mas o dinheiro não.

É por isso que faturamento não é lucro, e repasse esperado também não é dinheiro no banco.

#Quais são as três camadas da conciliação?

São pedido, saldo do marketplace e banco. Você confere cada passagem separadamente.

A camada 1 é a que mais dá trabalho e a que mais acha dinheiro. A camada 3 é a mais fácil: cada saque do Mercado Pago ou da Carteira Shopee tem de aparecer no extrato do banco com o mesmo valor.

#Onde estão os relatórios no Mercado Pago e na Shopee?

Mercado Pago. Em "Relatórios e faturamento", escolha "Ir para relatórios de reconciliação contábil" e gere o relatório Liberações para o período. O Mercado Livre explica o arquivo na nota Controle seu dinheiro de perto com o relatório Liberações:

• cada linha é uma movimentação, identificada pelo número da transação na coluna Source_ID;
• Net_credit_amount é o que entrou, já sem tarifas, impostos e cupons; Net_debit_amount é o que saiu;
• na coluna Description, saques aparecem como "Payout" e mediações como "Dispute";
• dinheiro retido por reclamação aparece com o prefixo reserve_: sai como débito quando é bloqueado e volta como crédito quando é liberado.

Existe também o relatório "Todas as transações", que mostra o que acontece antes da liberação. Para conciliar com o banco, o Liberações é o mais direto. A data exata de liberação de cada venda aparece no detalhe da venda, como diz a ajuda do Mercado Pago. Os prazos estão em quando o dinheiro da venda cai no Mercado Livre.

Shopee. O dinheiro vai para a Carteira do Vendedor (Saldo da Carteira), e o detalhe de cada pedido, com frete, cupons e moedas, fica em Minha Renda. Segundo a Shopee, o pagamento fica disponível na Carteira em 2 a 4 dias depois que o comprador confirma o recebimento ou que termina o período da Garantia Shopee. É da Carteira que sai o saque para o banco. Explico o que entra no repasse em Shopee: o que cai na conta.

#Passo a passo da conciliação semanal

Reserve um horário fixo, por exemplo segunda de manhã, e siga esta ordem:

1. Baixe os três arquivos da semana anterior. Relatório Liberações do Mercado Pago, extrato da Minha Renda e da Carteira na Shopee, e o extrato do banco da empresa.
2. Monte a planilha com uma linha por pedido. Colunas: canal, número do pedido, data, valor da venda, repasse esperado, repasse recebido, diferença, motivo.
3. Preencha o repasse esperado. É o preço menos comissão, frete ou taxa fixa e cupom do vendedor.
4. Cruze com o recebido. No Mercado Pago, pelo número da transação; na Shopee, pelo número do pedido em Minha Renda.
5. Explique cada diferença. Retenção por reclamação, devolução, reembolso parcial, ajuste de frete, cobrança de ADS (anúncio patrocinado). Diferença sem explicação vira tarefa: abrir chamado ou contestar.
6. Confira os saques. Cada "Payout" do Mercado Pago e cada saque da Carteira Shopee tem de bater com um crédito no extrato do banco.
7. Anote o saldo final. Saldo disponível no Mercado Pago, na Carteira e no banco. Ele é o ponto de partida da semana seguinte e do seu fluxo de caixa.

Não precisa olhar pedido por pedido para sempre. Depois de algumas semanas, você confere em detalhe só o que tem diferença acima de, digamos, R$ 1, e vai direto às linhas de retenção e ajuste.

Na prática. Um exemplo com números redondos: uma loja vendeu numa semana 40 pedidos de R$ 100 no Mercado Livre, de um produto de 300 g no Clássico, com 12% de comissão. O repasse esperado é de R$ 73,05 por pedido, R$ 2.922 no total. O relatório Liberações mostra R$ 2.775,90: faltam R$ 146,10. Procurando o prefixo reserve_, aparecem duas vendas retidas por reclamação, exatamente 2 × R$ 73,05. Não é prejuízo ainda, é dinheiro parado. A tarefa da semana é resolver as duas reclamações, e a da semana seguinte é ver se o dinheiro voltou como crédito.

#Quais diferenças aparecem com mais frequência?

As mesmas cinco, quase sempre:

A tabela não esgota os casos. Cobranças de anúncio patrocinado e de programas da Shopee também aparecem no extrato. Sempre que surgir uma linha que você não reconhece, pesquise o nome dela na central de ajuda do canal antes de aceitar.

#Como a Milewa ajuda na conciliação

A parte mais demorada da conciliação é a coluna "repasse esperado". A Milewa já calcula isso para cada pedido: ela lê o repasse da Shopee, com comissão, taxa fixa e ajustes, e o que o Mercado Livre cobrou e creditou no envio. Somando o seu custo, imposto, embalagem e ADS, mostra a margem real de cada venda.

Tudo exporta para Excel ou CSV. Você baixa os pedidos da semana, cola ao lado do relatório Liberações e da Minha Renda e vê as diferenças em minutos. A Milewa também registra o custo de cada devolução no pedido, então o dinheiro que não voltou aparece na margem do produto, e não só na sua planilha. Com a conciliação em dia, o próximo passo é a previsão de caixa de 90 dias.