Substituição tributária (ICMS-ST): o que é, como ler na nota do fornecedor e quanto muda a sua margem

Na substituição tributária do ICMS, o ICMS-ST, um elo da cadeia paga o imposto de todas as etapas seguintes, normalmente o fabricante ou o importador, e quem revende compra com o imposto já recolhido. Para o lojista, isso tem dois efeitos: o custo de compra sobe, porque o ICMS-ST vem na nota do fornecedor, e o ICMS da revenda já está pago. Num exemplo com MVA de 40% e alíquota de 18%, um produto de R$ 50 chega custando R$ 53,60. Quem está no Simples precisa separar essas vendas no DAS para não pagar ICMS duas vezes.

Este é um daqueles temas em que o vendedor costuma ter só metade da informação: sabe que "o produto tem ST", mas não sabe se isso o obriga a algo nem quanto custa. Vou explicar a regra, o cálculo e o que conferir. A apuração em si é do seu contador; aqui o objetivo é você entender o número que chega na sua margem.

#O que é a substituição tributária do ICMS?

É a regra em que a lei do estado torna um contribuinte responsável pelo ICMS das operações que vêm depois dele. A base legal é o art. 6º da Lei Complementar 87/1996, a Lei Kandir. Esse responsável é chamado de substituto tributário; quem vem depois, como o atacadista e o lojista, é o substituído.

A lógica do governo é simples: é mais fácil fiscalizar algumas fábricas e importadoras do que milhares de lojas. Então o estado cobra no começo da cadeia o imposto que seria pago em cada etapa, calculado sobre um preço presumido de venda ao consumidor final.

Em linguagem de balcão: o ICMS da cadeia inteira é pago lá no começo, e você compra com ele embutido.

#Como saber se o seu produto tem ICMS-ST?

O jeito mais rápido é olhar a nota fiscal de compra. Se os campos de base de cálculo do ICMS-ST e de valor do ICMS-ST estiverem preenchidos, o fornecedor reteve o imposto, e esse valor está somado ao total da nota.

A lista de mercadorias que podem ter ST está nos anexos II a XXVI do Convênio ICMS 142/2018, organizada por NCM (o código fiscal do produto) e por CEST. O CEST é o Código Especificador da Substituição Tributária, de 7 dígitos: 2 do segmento, 3 do item e 2 da especificação. A nota deve trazer o CEST de toda mercadoria dessa lista, mesmo quando aquela operação não tem ST.

Dois cuidados:

• Estar na lista não basta. O convênio diz quais produtos podem ter ST; quem decide aplicar é cada estado, e a regra entre dois estados depende de acordo entre eles. O mesmo NCM pode ter ST em São Paulo e não ter em outro estado.
• O NCM errado bagunça tudo. Se o fornecedor usa um NCM e você cadastra outro, a nota de venda pode sair com tributação errada. Use o NCM da nota de compra e confirme com o contador.

#Como o ICMS-ST é calculado?

O Convênio ICMS 142/2018 define a ordem da base de cálculo. Primeiro vale o preço final a consumidor fixado por órgão público, quando existe. Na falta dele, o estado escolhe entre o PMPF (preço médio ponderado ao consumidor final), o preço sugerido pelo fabricante ou importador, ou o preço da venda mais frete, seguro e encargos, acrescido da MVA. A MVA é a Margem de Valor Agregado, o percentual que o estado presume que a mercadoria vai ganhar até chegar ao consumidor.

O ICMS-ST a pagar é o imposto sobre essa base menos o ICMS da própria operação do fornecedor. Um exemplo com números hipotéticos, de um fornecedor do mesmo estado, fora do Simples, sem IPI, com MVA de exemplo de 40% e alíquota interna de exemplo de 18% (a MVA e a alíquota de verdade mudam por produto e por estado):

Quando o fornecedor é do Simples, o convênio manda usar a MVA das operações internas do estado de destino. Em compra de outro estado, a conta usa a alíquota interestadual no ICMS próprio e pode ter outros ajustes. Por isso eu não refaria esse cálculo para conferir o fornecedor: o que importa para você é o valor do ICMS-ST que está na nota.

#Quanto o ICMS-ST muda a sua margem?

Ele muda o custo do produto para cima e, no Simples, o imposto da venda para baixo. As duas coisas precisam entrar na conta, senão a margem fica errada nos dois sentidos.

No Simples Nacional, o ICMS é uma fatia do DAS. No Anexo I, o do comércio, essa fatia é de 34% da guia na primeira e na segunda faixa, e de 33,5% da terceira à quinta. Quando a receita vem de produto com ICMS já recolhido por ST, a Lei Complementar 123 (art. 18, § 4º-A) manda informá-la à parte no PGDAS-D, o programa que calcula o DAS. O sistema tira o ICMS dessa receita.

Veja o produto do exemplo vendido a R$ 119,90 no Clássico do Mercado Livre, com 500 gramas, comissão de 12%, embalagem de R$ 0,60 e alíquota do Simples de 4% (primeira faixa). Com a fatia de 34% do ICMS fora, a alíquota sobre essa venda cai para 2,64%:

Contas com a tabela de envio do Mercado Livre para reputação verde, vigente em outubro de 2026.

A última linha é o erro caro. Você pagou o ICMS na compra e paga de novo dentro do DAS. Neste exemplo são R$ 1,63 por venda; em mil vendas por mês, R$ 1.630 que a lei não exige. A conta de alíquota efetiva para as outras faixas está em alíquota efetiva do Simples.

Na prática. Imagine uma loja de autopeças no Simples que compra todo o estoque de um distribuidor do mesmo estado, com ICMS-ST retido em quase todas as notas. Ela fatura R$ 40 mil por mês, todo de produtos com ST, e paga o DAS sobre a receita cheia, sem separar. Com alíquota efetiva de 6%, a fatia do ICMS seria de cerca de 2 pontos: algo como R$ 800 por mês pagos em dobro. Quando o contador passa a separar essas vendas, o lucro sobe sem vender uma peça a mais. Vale pedir para ele revisar os meses anteriores também.

#E se o fornecedor não reteve o ICMS-ST?

Aí a obrigação pode passar para você. Isso acontece muito em compra de outro estado, quando os dois estados não têm acordo de ST para aquele produto, ou quando o fornecedor simplesmente não reteve.

A Lei Complementar 123 (art. 13, § 1º, XIII) diz que o optante do Simples paga fora do DAS o ICMS das operações com substituição tributária e a antecipação nas compras de outro estado, conforme a lei do seu estado. Na prática, a mercadoria chega e gera uma guia de ICMS na entrada, além do DAS do mês.

Esse valor é custo do produto. Muita gente esquece porque a guia chega semanas depois da compra, separada da nota. Explico essa cobrança na entrada em ICMS no e-commerce.

#O que fazer na sua loja, passo a passo

1. Separe as notas de compra dos produtos que mais vendem e veja se há ICMS-ST destacado.
2. Some o ICMS-ST ao custo do produto, junto com frete de compra e IPI, quando houver. O que entra no custo está em preço de custo: o que entra.
3. Para o que não veio com ST, pergunte ao contador se a sua compra de outro estado gera guia de antecipação, e some essa guia ao custo.
4. Confirme que as vendas com ST são separadas no PGDAS-D. Peça ao contador para mostrar essa linha no extrato do DAS.
5. Confira o NCM e o CEST do seu cadastro de produto com os da nota de compra, para a nota de venda sair certa.
6. Recalcule o preço dos produtos em que o custo subiu. A calculadora refaz a margem com o custo novo.

Eu não decidiria sozinho se um produto tem ou não ST no seu estado. É uma resposta do contador, com o NCM na mão. O seu papel é garantir que o número certo chegue ao custo e ao preço.

#A reforma tributária acaba com a substituição tributária?

A do ICMS, sim, junto com o próprio ICMS, mas devagar. Pela Emenda Constitucional 132/2023, o ICMS cai para 9/10 das alíquotas em 2029, 8/10 em 2030, 7/10 em 2031 e 6/10 em 2032, e é extinto em 2033. No lugar dele entra o IBS. Até lá, a ST continua valendo e o seu custo continua com ela. O calendário completo está em reforma tributária no marketplace.

#Como enxergar o ICMS-ST na margem de cada venda?

O ICMS-ST só aparece no lucro se estiver no custo do produto. Se você cadastra o preço da tabela do fornecedor, sem o imposto da nota, todo produto com ST parece dar mais lucro do que dá.

Na Milewa, o custo do produto sai do custo médio e do histórico de compras que você lança, então dá para registrar o valor total da nota, com o ICMS-ST. A partir daí, cada pedido do Mercado Livre e da Shopee mostra a margem com esse custo, a comissão do anúncio, o envio cobrado, a taxa fixa da Shopee e o imposto com a alíquota do seu regime. Os produtos que caíram abaixo da sua meta de margem aparecem no Copiloto, com o preço mínimo para voltar a ela.