ICMS-ST: como saber se o produto tem substituição tributária e quanto isso muda o seu custo

O jeito mais rápido de saber se um produto tem ICMS-ST (o ICMS por substituição tributária) é olhar a nota do fornecedor. Se ele é do regime normal, os códigos de situação tributária CST 10, 30, 60 ou 70 indicam ST. Se é do Simples, os CSOSN 201, 202, 203 ou 500. Depois, confirme pelo NCM do produto na lista de ST do regulamento do ICMS do seu estado. O Convênio ICMS 142/2018 lista 25 segmentos de mercadorias que podem ter ST, de autopeças a eletrônicos, mas quem decide quais itens entram é cada estado.

Saber isso muda duas contas. O custo do produto sobe, porque a ST vem cobrada na nota de compra. E, no Simples, a venda desse produto não deveria pagar ICMS de novo no DAS. Vou mostrar como ler a nota, como confirmar no seu estado e quanto isso mexe na margem. Regra fiscal muda por estado e por produto, então trate este texto como mapa e confirme o seu caso com o contador.

#O que é ICMS-ST, em poucas palavras?

Na substituição tributária, a lei do estado torna um elo da cadeia, normalmente o fabricante ou o importador, responsável pelo ICMS das etapas seguintes (Lei Complementar 87/1996, art. 6º). Ele paga lá no começo, sobre um preço presumido de venda ao consumidor. Quem revende depois compra com o imposto já recolhido e não recolhe ICMS de novo na revenda.

O preço presumido sai, em regra, do preço fixado por órgão público ou, na falta dele, de um valor escolhido pelo estado de destino, como o preço sugerido pelo fabricante ou o preço praticado acrescido da MVA (margem de valor agregado, o percentual de lucro que o estado presume). O imposto da ST é o ICMS sobre essa base menos o ICMS da operação própria do fornecedor (Convênio ICMS 142/2018). A visão geral do ICMS para quem vende online está em ICMS no e-commerce.

#Como saber pela nota do fornecedor?

Pelo código de situação tributária de cada item, que aparece na nota ao lado do NCM. Fornecedor do regime normal usa o CST; fornecedor do Simples usa o CSOSN.

Os CST seguem a redação do Ajuste SINIEF 39/2023, com efeitos desde 01/12/2023; os CSOSN, o Ajuste SINIEF 03/2010.

Dois sinais extras no corpo da nota. Nos códigos 10, 30, 70 e 201 a 203, o quadro de cálculo do imposto traz preenchidos a base e o valor do ICMS de substituição. Nos códigos 60 e 500, o imposto já foi pago numa etapa anterior da cadeia, e é o próprio código que avisa isso.

Se a nota vem com CST 00 ou CSOSN 102 num produto que você acha que tem ST, não conclua nada sozinho. Pode ser que o seu estado não cobre ST daquele item, ou que o fornecedor tenha errado, ou que a ST fique por sua conta na entrada. É aí que o próximo passo entra.

#O CEST na nota quer dizer que o produto tem ST?

Não. O CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) tem 7 dígitos e identifica os produtos que podem ter ST, listados nos anexos do Convênio 142/2018 com NCM e CEST. O próprio convênio manda informar o CEST na nota "ainda que a operação não esteja sujeita ao regime de substituição tributária".

Ou seja, o CEST diz que o produto está na lista nacional. Se o seu estado cobra ST dele, quem diz é o regulamento do ICMS do estado. É um alerta para conferir, não uma resposta.

#Quais produtos podem ter ST?

Os do Convênio 142/2018, organizados em 25 segmentos (Anexos II a XXVI). Os que mais aparecem em marketplace:

• Autopeças (Anexo II)
• Ferramentas (Anexo IX)
• Lâmpadas, reatores e "starter" (Anexo X)
• Materiais de construção e materiais elétricos (Anexos XI e XIII)
• Materiais de limpeza (Anexo XII)
• Papelaria (Anexo XVIII)
• Perfumaria, higiene pessoal e cosméticos (Anexo XIX)
• Eletrônicos, eletroeletrônicos e eletrodomésticos (Anexo XX)
• Rações para animais domésticos (Anexo XXI)
• Produtos alimentícios (Anexo XVII)

Os demais segmentos são bebidas, cigarros, cimento, combustíveis, energia elétrica, medicamentos, papéis, plásticos e vidros, pneus, sorvetes, tintas, veículos e venda porta a porta. Estar num segmento não basta: dentro dele, só os NCM listados, e só os que o seu estado adotou.

#Como confirmar se o seu produto tem ST: passo a passo

1. Pegue o NCM do produto na nota do fornecedor. São 8 dígitos. Sem o NCM certo, nenhuma das etapas seguintes funciona.
2. Leia o CST ou o CSOSN do item na mesma nota, pela tabela acima.
3. Veja se há CEST. Se houver, o produto está na lista nacional e a conferência no estado é obrigatória.
4. Procure o NCM no regulamento do ICMS do seu estado, na parte de substituição tributária, no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Ali estão os itens com ST e, em geral, a MVA de cada um.
5. Se a compra é de outro estado, confira se há acordo entre os dois estados para aquele produto. Sem acordo, o fornecedor não retém, e o seu estado pode cobrar o ICMS de você na entrada, numa guia fora do DAS.
6. Leve a lista para o contador com os NCM e os códigos que você encontrou. Ele confirma e passa a separar essas vendas na apuração.

Faça isso por produto, não por fornecedor. O mesmo fornecedor pode vender um item com ST e outro sem.

#Quanto a ST muda o seu custo e a sua margem?

Muda o custo para cima e, no Simples, o DAS para baixo. As duas coisas precisam entrar na conta.

Na prática. Um exemplo com números redondos, só para ilustrar a mecânica: MVA e alíquota mudam por produto e por estado. Imagine um produto comprado de um fornecedor do seu estado por R$ 50, com MVA de 40% e alíquota interna de 18%. A base da ST é R$ 70 (R$ 50 mais 40%). O ICMS sobre ela é R$ 12,60. O fornecedor já paga R$ 9,00 de ICMS próprio (18% de R$ 50), então a ST é R$ 3,60. O seu custo real é R$ 53,60, e não R$ 50: 7,2% a mais. Se você lança R$ 50 como custo, toda margem calculada desse produto está inflada.

Do lado da venda, quem está no Simples ganha de volta uma parte. A Lei Complementar 123 manda informar à parte, no PGDAS-D (o sistema de cálculo do DAS), a receita de mercadoria com ICMS já recolhido por ST, para que o ICMS saia do DAS daquela venda (art. 18, § 4º-A). No comércio, o ICMS é 34% do DAS nas duas primeiras faixas do Anexo I e 33,5% da terceira à quinta.

Em números: uma loja com R$ 480 mil de faturamento em 12 meses tem alíquota efetiva de 6,61% (veja como chegar nela em alíquota efetiva do Simples). A parte do ICMS é 33,5% disso, ou 2,22% da venda. Se essa loja vende R$ 40 mil por mês em produtos com ST e o contador não separa essas vendas, paga cerca de R$ 886 por mês de ICMS que já foi pago na compra.

#Quando chamar o contador?

Sempre que a nota e o regulamento do estado não baterem, e sempre que você começar a vender uma categoria nova da lista. Em ST eu não decidiria nada sozinho: o enquadramento depende do NCM exato, do estado de origem, do estado de destino e dos acordos entre eles, e erro nisso vira cobrança com multa.

O que você pode fazer sem contador é chegar preparado: lista de produtos com NCM, CEST, CST ou CSOSN da nota e o valor de ST pago em cada compra. Com isso, a conversa leva minutos. E vale perguntar uma coisa específica: "as minhas vendas de produto com ST estão separadas no PGDAS-D?". A resposta pode valer centenas de reais por mês.

Um horizonte para ter em mente: pela reforma tributária, o ICMS cai para 9/10 da alíquota em 2029 e é extinto em 2033. Até lá, a ST continua valendo. O calendário está em reforma tributária para quem vende em marketplace.

#Como pôr a ST dentro da margem de cada produto?

A ST não aparece na comissão do marketplace nem no extrato da venda. Ela está na nota de compra, e por isso some da conta de quem calcula margem só olhando o painel do Mercado Livre ou da Shopee.

Na Milewa, o custo do produto entra pelo custo médio e pelo histórico de compras, e o imposto da venda pela alíquota do seu regime. Lance o custo de compra já com a ST, e a margem de cada pedido, anúncio e SKU passa a refletir o que o produto custou de verdade, com comissão, envio, embalagem e ADS. Se a separação no PGDAS-D reduz o seu DAS, a alíquota que você paga de verdade cai: atualize na Milewa o percentual de imposto com o número que o contador passar e veja o efeito na margem. O que mais entra no custo de compra está em preço de custo: o que entra.