Relatório mensal da loja: modelo com os 12 números que mostram se o mês deu lucro

Um bom relatório mensal de loja online cabe numa página com 12 números e responde a uma pergunta: o mês deu lucro, e por quê? Faturamento sozinho não responde. No modelo preenchido abaixo, uma loja passa de R$ 52 mil para R$ 60 mil de faturamento, 15% a mais, e o lucro líquido cai 8%, de R$ 5.240 para R$ 4.820. O relatório mostra onde o dinheiro ficou: anúncio pago dobrou de peso e o custo do produto subiu.

O relatório se faz no primeiro dia útil do mês, em cerca de uma hora, e eu não pularia nenhum mês. Vou mostrar o modelo, um exemplo preenchido, como ler e o passo a passo para montar o seu.

#Para que serve um relatório mensal da loja?

Para decidir o mês seguinte com base no lucro, não na sensação. O painel do marketplace mostra vendas e visitas, mas não sabe quanto você pagou no produto, qual é o seu imposto nem quanto custa o aluguel e o contador.

O relatório junta os canais, desconta todos os custos e compara com o mês anterior. Ele serve para três decisões: quais produtos empurrar, quais custos cortar e se dá para investir mais em estoque ou anúncio. Sem ele, o vendedor costuma descobrir o prejuízo só quando o caixa aperta.

#Quais números entram no modelo?

Doze, em quatro blocos. Os oito primeiros fazem a conta do lucro; os quatro últimos protegem a loja.

Dois termos que aparecem aqui. O TACOS é o gasto com anúncio pago dividido pelo faturamento total, não só pelo que veio do anúncio. E a margem de contribuição é o que sobra de cada venda para pagar as despesas fixas: se ela não cobre os fixos, a loja fecha o mês no vermelho. Expliquei a diferença entre as margens em margem bruta, líquida e de contribuição.

#Como fica o modelo preenchido?

Um exemplo com números redondos: uma loja no Mercado Livre e na Shopee, Simples Nacional com alíquota efetiva de 6%, despesas fixas de R$ 8.500 por mês. Os valores são hipotéticos, mas as contas fecham.

A loja vendeu 100 pedidos a mais e ganhou R$ 420 a menos. O ponto de equilíbrio, o faturamento mínimo para não ter prejuízo, subiu mais de R$ 6 mil, porque cada venda passou a deixar menos.

Na prática. Lendo a tabela de cima para baixo, três linhas explicam a queda. O anúncio pago foi de 2% para 4% do faturamento: R$ 1.360 a mais, valor que sozinho passa de três vezes a queda do lucro. O custo do produto subiu um ponto, sinal de reajuste de fornecedor que ainda não chegou ao preço. E as devoluções subiram 50%. A decisão do mês seguinte sai daí: cortar as campanhas com ACOS acima do equilíbrio, repassar o reajuste nos produtos afetados e olhar qual produto concentrou as devoluções.

#Como ler o relatório em 15 minutos?

Faça três perguntas, nesta ordem.

O lucro subiu ou caiu, e quanto em reais? Comece pelo fim da tabela. Percentual engana quando o faturamento muda; o que paga as contas é o lucro em reais.

Qual linha mais mudou? Compare cada custo em porcentagem do faturamento com o mês anterior. Um ponto a mais em taxa, custo ou anúncio, num faturamento de R$ 60 mil, são R$ 600 a menos de lucro.

A loja está mais perto ou mais longe do ponto de equilíbrio? Se ele sobe mês a mês, cada venda está deixando menos, e um mês fraco vira prejuízo. Detalhei a conta em ponto de equilíbrio da loja online.

Compare também com o mesmo mês do ano anterior. Novembro sempre fatura mais por causa da Black Friday, e janeiro costuma ser mais fraco. Comparar novembro com outubro faz qualquer loja parecer genial.

#Por que abrir o relatório por canal e por produto?

Porque a média da loja esconde quem paga a conta e quem tira dinheiro dela. Uma margem de 22% pode ser a média de 30% na Shopee e 15% no Mercado Livre, ou de produtos que deixam 35% e outros que vendem no prejuízo.

Abra duas tabelas de apoio, com as mesmas colunas do modelo:

• Por canal: faturamento, taxas, anúncio pago e margem de contribuição do Mercado Livre e da Shopee, separados.
• Por produto: os 20 produtos de maior faturamento, com margem e lucro em reais de cada um. Quase sempre poucos produtos fazem a maior parte do lucro, como mostro em curva ABC: os SKUs que pagam a loja.

#Que números protegem a loja além do lucro?

Os três últimos do modelo. Eles não aparecem no lucro deste mês, mas decidem o dos próximos.

Saúde da conta. No Mercado Livre, anote a cor do termômetro e os três números que ele mede: reclamações, cancelamentos e envios atrasados. Para ficar no verde, as reclamações têm de ficar em até 2% das vendas. A janela é de 60 dias para quem tem 101 vendas ou mais no período e de 365 dias abaixo disso. Na Shopee, anote a Taxa de Não Envio (pedidos cancelados ou devolvidos por responsabilidade do vendedor), que precisa ficar abaixo de 8% para não gerar ponto de penalidade.

Devoluções. Some o custo e veja se ele se concentra em um produto. Devolução repetida é defeito de anúncio, de embalagem ou de fornecedor.

Faturamento acumulado no ano. O MEI tem limite de R$ 81 mil por ano; no ano de abertura, R$ 6.750 por mês de atividade. O Simples Nacional vai até R$ 4,8 milhões. Somar os canais todo mês evita a surpresa de estourar o limite em dezembro. As regras de quem passa do teto estão em MEI estourou o limite.

#Como montar o seu relatório mensal, passo a passo

1. Escolha o dia. O primeiro dia útil do mês, com uma hora reservada.
2. Puxe as vendas de cada canal do mês fechado, com taxas cobradas por pedido.
3. Aplique o custo de cada produto vendido e a embalagem. Use o custo médio, não o da última compra.
4. Some o anúncio pago de cada canal e calcule o TACOS.
5. Lance as despesas fixas do mês: contador, sistema, aluguel, salários, pró-labore.
6. Preencha os 12 números e a coluna do mês anterior.
7. Responda às três perguntas e escreva, no rodapé, duas ou três decisões para o mês seguinte.
8. Leve as decisões para o planejamento do mês, como mostro em planejamento mensal da loja.

O passo 7 é o que separa relatório de arquivo. Um relatório sem decisão no rodapé é só uma planilha bonita.

#Onde a Milewa encurta o relatório

Os passos 2 a 4 são os que tomam o dia: juntar o que cada marketplace cobrou, casar com o custo de cada produto e somar o anúncio pago. A Milewa faz isso sozinha para o Mercado Livre e a Shopee.

Ela calcula a margem real de cada pedido com comissão, custo de envio, taxa fixa, imposto do seu regime, custo do produto, embalagem, ADS e devoluções. Monta a DRE com as despesas fixas que você lança, mostra o lucro líquido e o ponto de equilíbrio do mês, a curva ABC e o faturamento somado das lojas mês a mês. Tudo exporta para Excel. O que sobra para você é a parte que nenhuma ferramenta faz: ler e decidir.