Nota fiscal de entrada: o que é, quando você mesmo emite e por que guardar a nota de compra por 5 anos

Nota fiscal de entrada é a nota que registra a mercadoria que entra na sua empresa. Na maior parte das vezes é a própria nota de compra do fornecedor, que você lança com um CFOP de entrada, como o 1.102 (compra no mesmo estado) ou o 2.102 (compra de outro estado). Em alguns casos é você quem emite a nota de entrada, como na devolução de um consumidor pessoa física. E toda nota de compra precisa ser guardada por pelo menos 5 anos, que é o prazo que o fisco tem para cobrar imposto pelo Código Tributário Nacional.

Muita gente trata a nota de compra como papel que só o contador olha. Eu trato como a prova do custo: sem ela você não comprova a origem do produto nem sabe quanto ele custou de verdade.

#O que é nota fiscal de entrada, na prática?

É qualquer nota que documenta mercadoria chegando ao seu estoque. O nome confunde porque ele cobre duas situações diferentes.

A primeira é a mais comum: o fornecedor emite a nota de venda dele e, para você, ela é uma nota de entrada. Você não emite nada. Recebe o arquivo XML, confere e lança no seu controle com o CFOP de entrada, o código que diz ao fisco que tipo de operação foi aquela.

A segunda é quando você emite a nota de entrada, porque do outro lado ninguém emite nota de saída. Os casos estão mais abaixo, e o procedimento exato é regra do seu estado: aqui o contador bate o martelo.

#Quais CFOPs aparecem na nota de entrada?

Os de entrada começam com 1, 2 ou 3: 1 para operação dentro do estado, 2 para outro estado e 3 para o exterior. Os de saída começam com 5 e 6. Estes são os que mais aparecem para quem revende online, pela tabela oficial de CFOP do CONFAZ:

Repare na diferença entre 1.102 e 1.556. A caixa de papelão que você compra para embalar não é mercadoria de revenda, é material de consumo. Misturar as duas coisas no controle bagunça o custo do produto e, no regime normal, o crédito de imposto. Na venda é o contrário: quem vende para consumidor de outro estado usa 6.108, como expliquei em CFOP na venda online.

#Quando é você que emite a nota de entrada?

Quando a mercadoria entra e quem a entrega não emite nota. Os três casos que mais aparecem:

• Devolução de consumidor pessoa física. O cliente do marketplace devolveu o produto. Você emite a nota de entrada com CFOP 1.202 ou 2.202, referenciando a nota de venda original. Sem ela, o seu estoque fiscal fica com uma saída que voltou e não foi registrada.
• Importação. A mercadoria vem de fora e não existe nota brasileira de venda. Em regra, o importador registra a entrada com CFOP 3.102, a partir dos documentos da importação.
• Compra de quem não é contribuinte. Pessoa física que vende um lote, por exemplo. Cada estado decide como documentar essa entrada.

Há também o caso inverso, que confunde o MEI. O Perguntas e Respostas do Simples Nacional diz que o MEI é obrigado a emitir nota quando vende para um CNPJ, salvo quando esse destinatário emite nota fiscal de entrada. Ou seja: a empresa que compra do MEI pode documentar a operação com a nota de entrada dela, e o MEI fica dispensado naquela venda.

#Por que guardar a nota de compra por 5 anos?

Porque o fisco tem 5 anos para cobrar, e a prova é sua. O Código Tributário Nacional, no art. 173, dá à Fazenda 5 anos para constituir o crédito tributário, contados em regra do primeiro dia do ano seguinte àquele em que o imposto poderia ter sido lançado. O art. 195 manda conservar os comprovantes até a prescrição. A LC 123, art. 26, repete a obrigação para quem está no Simples: guardar os documentos que fundamentaram a apuração enquanto não terminar o prazo.

Em conta simples: a nota de uma compra de março de 2026 deve ficar guardada, no mínimo, até o fim de 2031. Eu guardo tudo por seis anos e deixo o contador dizer se algum caso pede mais.

Além do fisco, a nota de compra serve para mais quatro coisas:

1. Provar a origem do produto. No programa de proteção de marcas do Mercado Livre, quem tem o anúncio denunciado tem 3 dias, contados de segunda a sábado, para responder com provas, como a nota fiscal de compra. Sem resposta, o anúncio é removido, e sem nota você não tem o que responder.
2. Cumprir a regra do MEI. O MEI deve sempre comprar com documento fiscal, mesmo dispensado de emitir na venda para pessoa física, e anexa as notas de entrada ao Relatório Mensal de Receitas Brutas.
3. Usar crédito de ICMS, se você está no regime normal. A LC 87 dá direito de crédito do ICMS cobrado na entrada, mas condiciona à idoneidade do documento e extingue o direito 5 anos depois da emissão. Quem é do Simples não se apropria desses créditos (LC 123, art. 23).
4. Saber o custo de verdade. O valor da nota, o frete destacado e qualquer guia de imposto ligada à compra formam o seu custo. É ele que entra na margem.

Guarde o arquivo XML, não só o PDF. O Ajuste SINIEF 07/2005 manda o destinatário manter a NF-e em arquivo digital pelo prazo da legislação; quem não é contribuinte credenciado para emitir NF-e pode guardar o DANFE no lugar. O XML é o documento fiscal; o DANFE é só a representação impressa dele.

#O que conferir quando a nota de compra chega?

Antes de lançar, confira a nota contra a mercadoria. O mesmo Ajuste SINIEF 07/2005 diz que o destinatário deve verificar a validade e a autenticidade da NF-e e se ela tem autorização de uso. Na prática, o passo a passo que eu sigo é este:

1. Consulte a chave de acesso de 44 dígitos no portal da NF-e ou no seu emissor, para ver se a nota está autorizada e não foi cancelada.
2. Confira o seu CNPJ, a razão social e o endereço como destinatário.
3. Compare item por item com o pedido: descrição, quantidade, valor unitário e NCM (o código fiscal do produto).
4. Veja o CFOP de saída que o fornecedor usou e se há ICMS-ST destacado.
5. Abra a caixa e conte. Divergência entre nota e mercadoria se resolve com o fornecedor agora, não daqui a três meses.
6. Salve o XML numa pasta por ano e por fornecedor, com cópia na nuvem.
7. Lance o custo no seu controle, somando frete e guias de imposto da compra.

O NCM merece atenção extra. Alguns produtos, como perfumaria, higiene e autopeças, são monofásicos: o PIS e a Cofins já foram pagos pela fábrica. Quem está no Simples destaca essa receita na apuração e paga menos DAS. O NCM que diz isso vem na nota do fornecedor. Expliquei o código em NCM: o que é.

E se aparecer no seu CNPJ uma nota de compra que você nunca fez? A NF-e tem o evento "desconhecimento da operação", registrado pelo destinatário na chave da nota. Ele declara ao fisco que aquela mercadoria não foi pedida por você.

#Quanto a nota de compra muda o seu custo?

Mais do que o valor do produto. A nota mostra o frete, e a compra de outro estado pode gerar uma guia de ICMS fora do DAS para quem é do Simples (a antecipação ou o diferencial de alíquota). Esquecer qualquer um desses valores infla a margem no papel.

Na prática. Imagine uma loja do Simples que compra 200 unidades de um produto a R$ 18,00 de um fornecedor de outro estado. A nota traz R$ 120 de frete, e a compra gera uma guia de ICMS antecipado que, neste exemplo, é de R$ 216. O custo de verdade não é R$ 18,00: é R$ 18,00 + R$ 0,60 de frete + R$ 1,08 de guia = R$ 19,68 por unidade. Vendendo a R$ 59,90 no Clássico do Mercado Livre (12% de comissão, 300 g, imposto de 6%), a margem cai de 37,4% para 34,5%. Na Shopee, cai de 35,4% para 32,6%. São quase três pontos de margem que somem se você olhar só o valor do produto na nota.

Contas feitas com as tabelas do Mercado Livre e da Shopee vigentes em outubro de 2026 e R$ 0,60 de embalagem. O valor da guia depende do seu estado, do produto e da origem; o de R$ 216 é só para o exemplo. Mostro como ratear frete e imposto entre as unidades em frete de compra no custo e o que mais entra no custo em preço de custo: o que entra.

#O que fazer se você comprou sem nota?

Pare de comprar assim. Empresa sem nota de entrada tem estoque que não se explica: vende um produto que, para o fisco, nunca entrou. Para o estoque que já está aí, não tente "esquentar" com nota de outra compra; leve o caso ao contador, que vai dizer se cabe regularização no seu estado. Daqui para a frente, só feche pedido com fornecedor que emite nota, mesmo que custe um pouco mais. Em como achar fornecedor nacional mostro como checar CNPJ e inscrição estadual antes do primeiro pedido.

#Como levar o custo da nota até a margem de cada venda?

Lançando o custo de cada compra e deixando o sistema calcular o custo médio. É aí que a nota de entrada para de ser burocracia e vira informação de lucro. Se a última compra saiu mais cara, o custo médio sobe e a margem de cada anúncio muda junto.

A Milewa faz essa ponte. Você registra o custo das compras, e ela calcula o custo médio e guarda o histórico de cada produto. Depois cruza esse custo com o que o Mercado Livre e a Shopee cobraram em cada pedido, com comissão, envio, taxa fixa, imposto da sua alíquota e embalagem, e mostra a margem de cada pedido e de cada SKU. A Milewa não emite nem guarda nota fiscal; ela usa o custo que a nota prova para mostrar quanto sobra. O erro mais comum nessa conta, o custo que não acompanha as compras novas, está em custo médio e CMV.