Nota fiscal de devolução: quando emitir, quem emite e como fazer no Mercado Livre e na loja própria

A nota fiscal de devolução serve para desfazer, diante do fisco, uma venda que já tinha nota. Ela só é necessária quando a nota da venda não pode mais ser cancelada: a NF-e só aceita cancelamento em até 24 horas depois de autorizada e se a mercadoria não saiu. Na devolução de consumidor pessoa física, quem emite é o próprio vendedor, uma nota de entrada com CFOP 1.202 ou 2.202, ligada à nota original. No Full do Mercado Livre, o próprio Mercado Livre emite.

Muita loja pequena pula essa nota porque o dinheiro já voltou ao cliente e "está tudo resolvido". Não está: a venda continua no seu faturamento, e é sobre ele que você paga imposto. A nota de devolução é burocracia que devolve dinheiro.

#Quando emitir nota de devolução e quando basta cancelar?

Cancele quando der, emita devolução quando não der mais. A regra da NF-e está no Ajuste SINIEF 07/2005: o cancelamento é aceito em até 24 horas depois da autorização de uso, desde que a mercadoria não tenha circulado. Cada estado pode aceitar pedidos fora do prazo em casos excepcionais.

A Central de Ajuda do Mercado Livre segue a mesma lógica: a nota de devolução "só pode ser emitida quando não é possível realizar o cancelamento da nota fiscal", e recomenda consultar a contabilidade antes.

A carta de correção não serve para devolução. Ela não muda valor, quantidade, imposto nem destinatário, só dados como endereço e transportadora. Explico os tipos de nota em nota fiscal eletrônica.

#Quem emite a nota de devolução?

Depende de quem está devolvendo:

• Consumidor pessoa física. Ele não emite nota. Por isso, quem registra a volta da mercadoria é você, com uma nota de entrada. O regulamento do ICMS de São Paulo, por exemplo, manda emitir nota fiscal na entrada de mercadoria "remetida a qualquer título" por pessoa não obrigada a emitir documento fiscal (RICMS/SP, art. 136, I, "a"). Os outros estados têm regra equivalente no regulamento próprio.
• Empresa com inscrição estadual. Em regra, a empresa que comprou emite a nota de devolução, como saída do estoque dela. Se ela não emitir, peça a nota antes de aceitar a mercadoria de volta.
• Você devolvendo ao fornecedor. Aí é você que emite a nota de saída, com CFOP 5.202 (mesmo estado) ou 6.202 (outro estado), "devolução de compra para comercialização".

Na dúvida sobre o seu estado, o contador confirma em cinco minutos. Vale perguntar uma vez e anotar o procedimento.

#Qual CFOP usar na nota de devolução?

O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações, o número que diz ao fisco que tipo de operação é aquela) da devolução de venda começa com 1 ou 2, porque é uma entrada:

As descrições são da tabela de CFOP do Ajuste SINIEF 07/2001. Se você fabrica o que vende, o código da devolução é outro, de produção do estabelecimento; o contador indica qual.

A lógica do primeiro dígito é simples: 1 e 2 são entradas (mesmo estado e outro estado), 5 e 6 são saídas. A venda para consumidor de outro estado sai com 6.108; a devolução dela entra com 2.202. Os códigos de venda estão em CFOP na venda online.

#Como emitir a nota de devolução: passo a passo

Pelo emissor do Mercado Livre, segundo a Central de Ajuda:

1. Abra Vendas e encontre a venda devolvida.
2. No menu de três pontos, escolha Detalhe da NF-e.
3. Clique em Emitir NF-e de devolução.
4. Confira os dados e transmita.

Se o produto voltou para o centro de distribuição do Full, não emita: o Mercado Livre faz isso sozinho.

No seu próprio emissor (Shopee, loja própria ou outro marketplace), o roteiro é o mesmo em qualquer sistema:

1. Escolha a operação de entrada por devolução.
2. Informe a chave de acesso da nota de venda no campo de nota referenciada.
3. Use o CFOP de entrada certo (1.202 ou 2.202 para revenda).
4. Repita os mesmos produtos, quantidades, valores e impostos da nota original, na proporção do que voltou.
5. No destinatário/remetente, informe os dados do cliente que devolveu.
6. Transmita e guarde o XML junto com o da venda.

Devolução parcial, como um item de um pedido de três, leva só o item que voltou. Nunca emita sem ter o produto em mãos ou a confirmação da devolução, porque a nota diz que a mercadoria entrou.

#Quanto custa não emitir a nota de devolução?

Custa o imposto da venda que não existiu mais. A Lei Complementar 123, art. 3º, § 1º, exclui da receita bruta do Simples as vendas canceladas. Mas, sem documento, a venda devolvida segue lá, no faturamento do mês, e entra na base do DAS.

Na prática. Um exemplo com números redondos. Imagine uma loja no Simples com alíquota efetiva de 6%, que vende um produto de R$ 120 e recebe 30 devoluções por mês. Sem nota de devolução, os R$ 3.600 dessas vendas continuam como faturamento: são R$ 216 de imposto por mês, ou R$ 2.592 por ano, pagos sobre dinheiro que voltou para os clientes. E esse faturamento a mais ainda empurra a loja mais rápido para a faixa seguinte do Simples, com alíquota maior.

Há também o lado do estoque. A nota de entrada registra que a mercadoria voltou. Sem ela, o seu estoque fiscal fica menor que o físico, e a diferença vira problema numa fiscalização ou na hora de vender o produto de novo com nota.

No Mercado Livre, o dinheiro da venda e as tarifas também se acertam na devolução: o valor da compra fica retido e o Mercado Livre estorna as despesas da venda, como tarifa e custo de envio. As regras completas estão em devolução no Mercado Livre para o vendedor. O que o marketplace não acerta é o seu imposto, e é por isso que a nota é sua.

#E o MEI, precisa emitir nota de devolução?

O MEI é dispensado de emitir nota na venda para consumidor pessoa física. Se não emitiu nota na venda, não há nota para desfazer. Mas, se você usa o emissor do marketplace e emitiu NF-e na venda, a devolução segue a mesma lógica: a venda está documentada e precisa ser desfeita do mesmo jeito.

O faturamento do MEI tem limite anual, e venda devolvida que fica contada come esse limite. A regra está em limite do MEI para vender online.

#Onde a Milewa entra

A Milewa não emite nota fiscal; isso fica com o emissor do marketplace ou o seu. O que ela faz é mostrar quanto as devoluções custam no lucro. Ela registra o custo de cada devolução no pedido do Mercado Livre e da Shopee, aplica o imposto do seu regime e mostra a margem de cada produto já com as devoluções descontadas.

Com isso, você vê quais SKUs devolvem mais, quanto cada devolução tirou da margem e quais produtos parecem bons no faturamento mas perdem dinheiro depois das voltas. Também dá para acompanhar o faturamento somado das lojas mês a mês, útil para conferir com o contador se as devoluções saíram da base do imposto. A conta do impacto está em devoluções: quanto comem do lucro.