Inventário de estoque: como contar tudo sem parar de vender, com contagem rotativa pela curva ABC

Dá para fazer inventário de estoque sem fechar a loja: em vez de contar tudo num fim de semana, você conta um pedaço por dia. Os produtos que mais vendem (curva A) entram todo mês, os intermediários (B) a cada três meses e os de pouco giro (C) a cada seis meses. Numa loja com 600 SKUs, isso dá cerca de 8 itens por dia útil, meia hora de trabalho. E se a sua empresa é ME ou EPP do Simples e contribuinte de ICMS, ainda existe um inventário obrigatório: o estoque de 31 de dezembro vai para o Livro Registro de Inventário.

O inventário geral, aquele de parar tudo e contar, tem um defeito para quem vende online: o marketplace não para. Fechar a loja um sábado custa vendas e, se der errado, você ajusta o estoque com base numa contagem feita com pressa. A contagem rotativa resolve as duas coisas.

#Por que contar o estoque se o sistema já mostra a quantidade?

Porque o número do sistema só está certo se todo movimento foi registrado, e na rotina de uma loja online isso nunca acontece cem por cento. Separação errada (saiu a cor azul no lugar da preta), devolução que voltou para a prateleira sem entrar no sistema, kit montado com unidades avulsas, produto avariado jogado num canto. Cada um desses eventos abre uma diferença pequena que só aparece no dia em que o comprador paga e o produto não está lá.

E aí a conta é cara. No Mercado Livre, vendas canceladas por você pesam na reputação: para ficar no verde, elas precisam ficar em até 1,5% das vendas na janela de 60 dias (para quem tem 101 vendas ou mais no período), segundo a tabela oficial em outubro de 2026. Uma loja com 600 vendas em 60 dias pode cancelar no máximo 9. Na Shopee, a Taxa de Não Envio saudável é abaixo de 2% dos pedidos dos últimos 7 dias, e acima de 8% vira ponto de penalidade.

Ou seja: um estoque que mente uma dezena de vezes por bimestre já ameaça a cor da sua reputação. Mostrei o resto da lista em o que derruba a reputação de verdade.

#Inventário geral ou rotativo: qual escolher?

Para loja que vende todo dia, o rotativo. O geral ainda tem lugar, mas como exceção.

Eu faria o geral só em três momentos: quando monta o controle pela primeira vez, quando muda de galpão e, se a sua empresa precisa, perto de 31 de dezembro. No resto do ano, rotativo.

#Como montar o calendário de contagem pela curva ABC?

Você divide os produtos pelo peso que têm no resultado e conta mais vezes o que mais pesa. A curva ABC ordena os SKUs pelo faturamento ou pela margem: os poucos que fazem a maior parte do dinheiro são A, os do meio são B e a cauda longa é C. Expliquei como montar em curva ABC: os SKUs que pagam a loja.

Um exemplo com números redondos, para uma loja de 600 SKUs:

São 170 contagens por mês, ou cerca de 8 por dia útil num mês de 21 dias úteis. Ponha na agenda como tarefa fixa: "terça, corredor 3, prateleiras 1 a 4". Contagem que depende de sobrar tempo não acontece.

Dois ajustes que eu faria nessa regra. Produto pequeno e caro, como fone ou relógio, sobe para A mesmo que venda pouco, porque some fácil. E todo item que deu cancelamento por falta de estoque entra na contagem da semana seguinte, fora do calendário.

#Como contar o estoque sem parar a venda?

O segredo é contar depois do horário de corte do despacho, num endereço por vez, sem olhar o número do sistema antes.

1. Escolha o horário. Conte depois que os pedidos do dia saíram e antes da separação do dia seguinte. Assim nenhum produto está em trânsito entre a prateleira e a bancada.
2. Imprima a lista sem quantidade. É a contagem cega: quem conta não sabe quanto o sistema espera, então não "acha" o número que queria achar.
3. Conte por endereço, não por produto. Tudo o que está na prateleira 3B, inclusive o que não deveria estar lá. Produto fora do lugar é metade das diferenças.
4. Compare com o sistema só depois. Se bateu, marque como conferido. Se não bateu, uma segunda pessoa conta de novo.
5. Ajuste o sistema e os anúncios no mesmo dia. Diferença confirmada que fica para amanhã vira venda sem produto hoje.
6. Registre o motivo provável. Erro de separação, devolução, avaria, kit. Sem motivo, você corrige o número e repete o erro.

Se você usa planilha ou um sistema de estoque, a ordem é a mesma. O que muda é onde o ajuste é lançado. Falei das opções de ferramenta em controle de estoque para loja online.

#O que fazer com a diferença encontrada?

Transforme a diferença em reais, porque é assim que ela pesa no resultado. Contar "faltam 12 unidades" não assusta ninguém. "Faltam R$ 420 de mercadoria" assusta.

Na prática. Imagine uma loja de acessórios para celular que conta os 60 itens da curva A em outubro. Em 54 o número bate. Em 6 há diferença, e a maior está num carregador de custo R$ 35: faltam 12 unidades, ou R$ 420 de mercadoria. Como o mesmo carregador aparece com falta pelo terceiro mês seguido, a explicação mais provável não é furto: as unidades estão sendo usadas para montar kits sem baixa no sistema. A correção é de processo, cadastrando o kit como produto próprio, e não de contagem.

Dois números para acompanhar todo mês:

• Acurácia do estoque (o quanto o sistema acerta): SKUs que bateram ÷ SKUs contados. No exemplo, 54 ÷ 60 = 90%. Eu buscaria 95% ou mais na curva A.
• Perda a custo: a soma das faltas menos as sobras, pelo custo de cada produto. Lance como perda do mês, separada do custo das vendas, para enxergar o tamanho dela.

Use o custo médio do produto, e não o último preço pago, para valorar a diferença. O motivo está em custo médio e o erro que infla a margem.

#E o estoque que está no Full do Mercado Livre?

Ele é contado pelo próprio Mercado Livre, e você acompanha em "Gestão de estoque Full". A sua contagem rotativa cuida só do que está no seu depósito. O que vale fazer com o Full é conferir, uma vez por mês, se as unidades enviadas, vendidas e devolvidas fecham com o saldo que o painel mostra. Unidade extraviada que não volta à venda em 30 dias é paga ao vendedor no Mercado Pago, segundo a ajuda do Mercado Livre, então vale cobrar essa conta. O funcionamento do Full está em como funciona o Full.

#Qual inventário a lei exige da loja?

A microempresa e a empresa de pequeno porte do Simples Nacional que são contribuintes de ICMS precisam manter o Livro Registro de Inventário, com os estoques existentes no fim de cada ano. A regra está na Resolução CGSN 140/2018, art. 63, e aparece na pergunta 11.2 das Perguntas e Respostas do Simples Nacional da Receita. O MEI é dispensado da escrituração fiscal e contábil.

O estoque é registrado pelo custo, não pelo preço de venda. A norma contábil (CPC 16) aceita custo médio ponderado ou PEPS, em que os primeiros itens comprados são os primeiros vendidos. Quem cuida do livro e do método é o contador; o seu papel é entregar a ele uma contagem confiável de 31 de dezembro. Com o rotativo rodando o ano inteiro, a contagem de dezembro vira conferência, não maratona.

#Onde a contagem encontra a margem

A Milewa não controla estoque físico nem faz a sua contagem. O que ela faz é o outro lado da conta: guarda o custo médio e o histórico de compras de cada produto e mostra a margem real de cada SKU no Mercado Livre e na Shopee, depois de comissão, envio, imposto e anúncio. Ela também monta a curva ABC dos seus produtos, que é a lista que decide o que entra na contagem mensal. E o Copiloto avisa quando um anúncio está com estoque crítico, que é exatamente o produto que você não pode deixar errar na prateleira.